tilt | Signert | Tirsdag morgen | Endring er bra. Værsågod, stig på

Endring er bra. Værsågod, stig på

tirsdag 19. april 2011 @ 07:30

Det er vondt og tungt å endre store organisasjoner. Her er fem tips fra en endringsekspert.
Av Truls Berg

«Endring er bra», sto det på døren. Den galante herren holdt den åpen for de som kom bak: «Værsågod, gå først du.» Dagens Tirsdag Morgen gir deg gjesteskribent Truls Bergs fem beste tips for endring.

I en verden hvor det meste er i kontinuerlig endring hangler tusenvis av medarbeidere gjennom dagen ved hjelp av verktøy og hjelpemidler de slett ikke behersker. Illusjonen er at dagens medarbeidere er så travle at de ikke har tid til videreutdanning, men realiteten er jo at nettopp opplæring og god support gir motivasjon og trygghet til å møte en hektisk hverdag.

I tillegg til mangelfull opplæring ser vi ofte at ulike IT-verktøy og løsninger er implementert på verktøyets premisser, i stedet for å ha fokus på medarbeidernes behov. Verktøyet er blitt målet, implementeringen en lite brukervennlig tvangstrøye og effektiviteten og kvaliteten blir deretter.

Virksomheten får derfor ofte en dobbelsmell ved at de først har tatt kostnadene ved å anskaffe og implementere en dyr IT løsning som dekker alle tenkelige eventualiteter og deretter ikke klarer å hente ut effektene av å ha en slik løsning.

I en herværende virksomhet besluttet man i fjor å innføre et dyrt og fancy informasjonsforvaltningssystem. Ledelsen var svært positive til endringene, men når det kom til den praktiske gjennomføringen hadde de grunnet høyt arbeidspress ikke tid til å bli lært opp i de nye rutinene og maktet derfor ikke å følge de nye reglene.

De positive gevinstene (som alle var enige om å hente ut) ble derfor stille lagt i en skuff, og motivasjonen til medarbeiderne forsvant etter hvert som dugg for varm vårsol. IT avdelingen og den ivrige leverandøren med det dyre verktøyet fikk skylden for feilinvesteringen, og man fortsatte med den godt innarbeidede måten å løse problemet på.

Hva gikk galt?

Signaleffekten av ledelsens manglende evne til å gå foran som et godt eksempel var mildt sagt lite heldig og torpederte et ellers utmerket forsøk på å hente ut konkrete informasjonsgevinster.

Det er vondt og tungt å endre store organisasjoner og behovet for en synlig og unison ledelse som kan vise vei kan vanskelig overvurderes, ei heller en jordnær tilnærming hvor man ikke overselger gevinster og undervurderer det langsiktige arbeidet som må til.

Hva burde i stedet vært gjort?

Mer enn 20 års erfaring med endringsprosjekter har overbevist meg om at det handler om 5 enkle, men nødvendige grep;

  1. Gi ordre om endringen. En endring må kommuniseres klart, tydelig og med full tyngde fra ledelsen. Det må ikke være noen misforståelse om at endringen finner sted, at den har ledelsens fulle oppbakking, og at den gjelder alle involverte. En endring som ikke er godt forankret og bakket opp, vil over tid bli ignorert. Hvis brukerne får lov til å fortsette som før uten å måtte gjøre endringer og uten at de blir konfrontert med det, vil de simpelthen ikke endre seg.
  2. Knytt endringen til et incentiv. Du styrker sjansen for å lykkes dersom du finner en enkel, forståelig og administrativt håndterbar måte å belønne endret atferd på. Det behøver ikke være lønnsmessige incentiver, enkle påskjønninger i form av en flaske vin, et gavekort, en en middag på byen stimulerer til rett innsats. Det er dog viktig at belønningen kommer raskt og helst i påsyn av flest mulig.
  3. Gi brukerne tilstrekkelig trening og opplæring. Dette burde være unødig å si, men dette syndes det mye mot. Brukere trenger trening og opplæring. Skal man introdusere nye verktøy skal man være klar over at investeringen i brukertrening av verktøyene fort kan bli like høy som investeringen i selve verktøyet. Her ligger en viktig årsak til at mange prosjekter mislykkes.
  4. Følg opp endringene. Det er svært viktig å følge opp endringene over tid. Det er alltid en fare for at brukerne får et “tilbakefall” og begynner å gjøre ting på den “gamle” måten. Som ledere må vi følge opp individuelt, måle og gi tilbakemelding om hvordan det går – helt til alle har “implementert” endringene og gjort dem til en del av sin nye adferd.
  5. Ta grep. Dersom en bruker, etter at vi som ledere har gjennomført nevnte tiltak, fortsatt ikke gjennomfører beordrede endringer, må vi ta affære. Er det en situasjon hvor personen ikke evner å utføre endringene til tross for at vedkommende gjør sitt beste, er tiden inne for å hjelpe personen finne nytt arbeid i selskapet – dersom det finnes. Vedkommende henger rett og slett ikke med i jobben lenger, og det er ingen lykkelig situasjon. Vår jobb som leder er å søke å finne en konstruktiv løsning for vedkommende.

Enormt potensial

Dreier det seg, på den andre side, om en situasjon der vedkommendes holdninger står i veien for endring, er situasjonen annerledes. Hvis virksomheten har investert betydelig innsats og midler som skissert ovenfor, og vedkommende fortsatt nekter å endre seg. Finnes det bare en løsning; vedkommende og selskapet bør skille lag.

Siden det er de færreste forunt å bli eksperter uten lang praksis inkluderer gode opplæringsrutiner både jevnlig oppfølging, muligheter for gjenoppfriskningskurs og gode tips som sparer tid.

Til info vil en faglig oppdatert bruker kunne la sin datamaskin evaluere flere kombinasjoner i løpet av en natt enn det vi som lesere kan håndtere i hele vårt liv.

Potensialet er enormt – og de vinner som investerer tid i å lære seg å jobbe smart.

God tirsdag.

Og god påske.

[sexy_author_bio]

Motivasjon | Tirsdag morgen

Lenes håndsopprekking kostet arbeidsgiveren millioner

Lenes håndsopprekking kostet arbeidsgiveren millioner

Lene rakk opp hånda. Spørsmålet hennes nullstilte 1500 interne arbeidstimer i selskapet hun den gang jobbet for. Men det er en annen historie. I dag oppdrar Lene Renneflott hund gjennom positiv forsterkning på fritiden og gjeter katter ved Universitetet i Les mer

Hva prøver å skje på Bornholm?

Seks kvinner og menn sitter i en ring i et hus på Bornholm. I sentrum ligger et lite utvalg av den beste alkohol, kokain, heroin, ecstasy og hasj en misbruker kan drømme om. Luften er tung av lengsel. En av Les mer
Koronakrisens faser

Koronakrisens faser

Individuelle kriser går gjerne gjennom fem faser. Koronakrisen rammer alle. Går det samme mønsteret igjen for hele menneskeheten? Les mer

Abonnement på coaching

Abonnement på coaching

Gi dine medarbeidere tilgang på personlig og profesjonell vekst og utvikling med et fleksibelt abonnement på en eller flere av våre profesjonelle coacher.

Les mer

Våre nyhetsbrev

Her kan du melde deg på et eller flere av våre ukebrev.

"*" obligatorisk felt

Navn*

PrivacyTech

Som medlem i PrivacyTech-nettverket blir du en del av en gruppe likesinnede profesjonelle som er opptatt av GDPR, personvern, compliance og tech. Med Eva Jarbekk – en av Norges fremste eksperter på området – som fasilitator.

Partners in tilt

Vårt nettverk av “kloke hoder” (team tilt) med en bærekraftsagenda.

Del dine tanker om denne artikkelen

3 Comments

  1. Rolf Frydenberg

    Jeg har jobbet med implementering av IT-verktøy i mange år, og er helt enig med deg, Truls, når det gjelder de fem punktene for å få gjennomført endringer. Men selv de som følger dem, synder ofte på ett av punktene: Opplæring. Altfor ofte skjer opplæringen på verktøyets premisser, ikke brukerens. En “verktøykonsulent” kjører et standard produktkurs, som viser alt som er mulig i verktøyet, heller enn å lære brukerne hvordan de nye prosessene er, og hvordan man benytter verktøyet til å støtte disse.

    Med andre ord er det like viktig (eller til og med viktigere!) med kundetilpasset opplæring som med kundetilpasset implementering. Men det krever ofte mer kundeinnsikt enn leverandørens tekniske personell besitter. Det krever også penger til kursutvikling, penger som sjelden eller aldri blir satt av i prosjektbudsjettet.

  2. Truls

    Hør, hør – helt enig, Rolf – og de som sparer på skillingen ender ofte opp med å la daler’n gå og produktivitetsgevinsten fly avgårde.

  3. BjørnSGulheim

    Dette med opplæring er et hjertebarn for meg – jeg har holdt kurs i virksomheter jeg har jobbet i. F.eks. kurs i Excel hvor brukeren responderer veldig positivt på et spørsmål ala, fortell meg hvordan du jobber og hva du gjør – så kan jeg gi opplæring i hvordan du kan løs oppgaver med “dette verktøyet”. Som kunne være Excel eller over nevnte dataverktøy.

    Workshop ala lære bruke prosessorientert tror jeg vil gi stor gevinster, hvem er det som ikke vil lære og utføre en oppgave “minst like bra eller bedre på f.eks. 50-60% av tiden”.. ?? Finnes det noe som ikke vil det ??

På forsiden nå

Salgsbroen, alle pilarer er like viktige.

Kan du skape tillit? Da er du en selger!

|
Du skal si til deg selv: «Jeg er en selger», og du skal si det med stolthet.
Adferdslæring: Tanker skaper følelser - følelser skaper adferd - adferd skaper tanker

De ubevisste holdningene til eldre arbeidstakere

|
Det foreligger en «allmenn sannhet» om de unge «talentene»: De er fremoverlente, innovative og proaktive arbeidstakere.
Soloprenørene: Hvordan skaffe nye kunder?

Soloprenørene: Hvordan skaffe nye kunder?

|
Overraskende kundeinnsikt fra erfarne soloprenører.
Hvordan 84% av norske virksomheter skaffer nye kunder

Hvordan 84% av norske virksomheter skaffer nye kunder

|
Ukens Tirsdag morgen er skrevet spesielt til en stor gruppe mennesker jeg beundrer: soloprenørene. Dere andre: Les på eget ansvar.
Diagnose: Kan brukes til alt

Diagnose: Kan brukes til alt

|
Å kunne mer om det meste enn de fleste høres bra ut. Men i et ekspertdrevet arbeidsliv kan "multitalent" klinge mer som en diagnose.
Skal vi gni det inn, eller ikke?

Skal vi gni det inn, eller ikke?

|
De gangene jeg som barn kom over en liten rift på en tapetvegg eller i et klesplagg, var det utrolig fristende å pirke litt, og se om jeg kunne få løs en bit til, eller lage hullet litt større. Jeg hadde ikke noe ønske om å ødelegge, jeg ville bare se hva som skjedde.  
Født som leder?

Født som leder?

|
Blir man født som leder? Eller kan det læres? Jeg trodde ikke dette var et tema lenger. Jeg tok feil.
Bare 200 meter til: Små steg gjør store fremskritt

Bare 200 meter til: Små steg gjør store fremskritt

|
Hva er likheten mellom en polfarer, deg og dine ansatte?
Olivias verden

Olivias verden

|
KI er et fantastisk verktøy, og det blir mer fantastisk for hvert minutt. Fint for oss, stort sett. Men hvordan vil Olivia (8 måneder) sitt voksne liv se ut?

Pin It on Pinterest

Share This

Del dette

Delt glede er dobbelt glede. Del dette med ditt nettverk.