De fleste rekrutteringsprosesser har ett mål, å skalere et visst antall søkere ned til den ene kandidaten som er aller best skikket til den stillingen som er lyst ut. På veien har vi et rikt antall verktøy til disposisjon, fra selve stillingsanalysen (hva trenger vi egentlig?), via utlysning til utvelgelse, intervjuer og testing av referanser, preferanser, kunnskap og atferd.

Av Hedvig Rognerud og Mai-Britt Andersen

Men er jobben er gjort når kandidaten er valgt?

Hvor mange søkere er det til stillingen?

Sett at det er 20 søkere til stillingen, og én blir valgt. Da står vi igjen med 19 håpefulle som opplever stang ut, noen for første gang, mens andre må tåle enda et avslag, ja de kan til og med ha kommet ut av tellinga på veien.
Blant de 19 finner vi gjerne både interne og eksterne søkere. De interne har kanskje et engasjement i dag der de håper å få muligheten til å vise fram akkurat sine kvaliteter, og etter hvert aspirere til noe mer langsiktig og stabilt det går an å planlegge framtida med. For andre er søknaden de har sendt, og responsen de får, det første møtet med denne arbeidsgiveren.

Sett fra arbeidsgiversiden er det lett å tenke at jobben er gjort når den rette har fått tilbudet og takket ja. Men hvordan står det til med viljen, evnen og kompetansen til de som rekrutterer, når det gjelder å kommunisere med de som ikke ble valgt?

Framtidas ressursbank

Erfaring viser at en rekke søkere ikke en gang får avslag når de søker på stillinger de ikke får, og de forblir uvitende om hvorvidt de ble vurdert i det hele tatt, eller om de havnet direkte i bunken av «ikke aktuelle».

Andre tar mot til seg og ringer når det har gått litt tid, eller når avslaget er et faktum. De presenterer seg og spør høflig om hvilke vurderinger som er gjort, og hvordan det slo ut i deres tilfelle.

Felles for de fleste jeg (over år) har snakket med, og som har hentet mot til å ta den telefonen, er at de beskriver svarene de får som svada, og at tilliten til en potensiell framtidig arbeidsgiver er mer svekket etter samtalen, enn før.

Som arbeidsgiver kan det være lurt å ha i bakhodet at godt kvalifiserte arbeidstakere som regel er et knapphetsgode. Også derfor kan det lønne seg å behandle alle søkere så bra at de ønsker å søke ved en senere anledning. 

Et nyttig tips kan være å spørre de beste av de kandidatene som fikk avslag, om de samtykker i at du beholder CV-ene deres til senere. Slik kan du bygge opp en god ressursbank og spare både tid og penger. Dette spørsmålet, sammen med en god tilbakemelding, vil heve kandidatens opplevelse av rekrutteringsprosessen med flere hakk.

Respekt som arbeidsverktøy

For noen år siden var jeg med og startet et rekrutteringsfirma, der vi satte oss noen tydelige mål for hvordan vi ønsket å skille oss ut, og hva vi ønsket å være kjent for. Et av målene var at vi i hver rekrutteringsprosess der vi var leid inn, skulle ringe alle søkere som var inne til intervju, men som ikke fikk tilbud om jobb.

Vi skulle gi dem en personlig, ryddig og ærlig tilbakemelding på hva som hadde fungert bra, og hva de kunne tenke over i en eventuell neste runde. Vi fulgte denne praksisen de årene jeg var med, og uten unntak fikk vi svært gode tilbakemeldinger.

Søkerne følte seg sett og respektert som mennesker, og noen fikk litt å tenke på som de tidligere ikke hadde vært seg bevisst. Flere ga uttrykk for at denne arbeidsplassen kom de til å søke seg til igjen, nettopp fordi de følte seg møtt på en ok måte.

Den vanskelige ærligheten

Å snakke ærlig med mennesker du ikke har hyggelige nyheter til, kan oppleves krevende for mange, også for mennesker innen HR og rekrutteringsbransjen. Samtidig kan nettopp disse samtalene fungere som et verktøy for mottaker til å justere kurs. Når vi setter av tid til konstruktive tilbakemeldinger og hjelper kandidaten å tilte hodet littegrann, vil han eller hun brått være bedre skikket til neste intervjurunde, eller også mer trygg på sin egen verdi i dagens posisjon i samme firma.

Alle som opplever å bli valgt vekk, trenger et rammeverk å forholde seg til, der de kan se seg selv i forhold til andre, og forstå hva som må til for å nå egne personlige mål. Noen praktiske tips på vegen kan i denne sammenhengen være gull verdt.

En oppskrift som virker

Når du skal gi tilbakemelding til eksterne kandidater som ikke har fått stillingen, kan det være lurt å fokusere på:

• Hva de har av relevant kompetanse, og hvor den eventuelt ikke var dyp/ bred/spesifikk nok til denne stillingen.
• Hvilke ferdigheter og egenskaper som ikke er helt i tråd med kravene som var satt, inkludert språkferdigheter som trenger et løft.
• Hvor de er godt kvalifisert, men arbeidsgiver hadde et “luksusproblem”.
• Hvordan de klarte å selge inn sin bakgrunn, og konkretisere relevans og personlig egnethet til intervjupanelet.

NB! Understrek alltid at disse tilbakemeldinger gjelder denne spesifikke stillingen, og at kandidaten gjerne kan søke nye stillinger i virksomheten ved neste korsvei.

Samtalen med den interne søkeren er ikke ulik, men her er det ekstra viktig i tillegg å legge vekt på den verdiskapingen vedkommende allerede bidrar med i dag.

Det viktigste budskapet i dialogen med en skuffet søker, er at alle rekrutteringsprosesser er forskjellige. Selv om hun eller han ikke har lykkes her, kan det bli en helt perfekt match et annet sted: Det er viktig at du som søker fokuserer på hva du vil og hva du er god på, slik finner du drømmejobben tilslutt.

Det hender at unge jobbsøkere spør en potensiell arbeidsgiver om hvilke kurs eller utdanninger de skal ta, for slik å stille sterkere til en jobb i virksomheten. Standardsvaret bør være er at de selv må finne ut hvor de ønsker å utvikle seg, slik at de på sikt kan jobbe med noe de opplever både gøy og interessant. Denne typen aktive valg vil i det lange løp ta dem dit de vil. Kanskje møtes dere igjen ved neste korsvei.

Tilbakemeldingskultur og samtalekompetanse

Gjennom å bygge en kultur for tilbakemelding, og samtidig styrke samtalekompetansen hos de som rekrutterer, vil bevisstheten rundt hvor viktige disse ettersamtalene er, øke, og det vil skje flere positive endringer:

• Avslaget endrer karakter fra nederlag til læring.
• Eksterne og interne søkere beholder tilliten til at dette er en attraktiv arbeidsplass, og de vil vurdere å søke igjen når muligheten byr seg.
• Den som rekrutterer, kan oppdage kvaliteter hos kandidaten som kan komme godt med ved neste ledige stilling.  
• Det er aldri feil å møte et annet menneske med respekt og oppriktig interesse. Nå når koronaen herjer, og det er flere ledige og større kamp om jobbene enn før, kan en god, og ikke minst konkret, tilbakemelding fra deg gjøre en større forskjell enn du tror.

Jobbsøkere som ringer og ber om tilbakemelding etter avslaget beskriver beklagelig ofte tilbakemeldingen de får med ett ord: «Svada». Her er gode råd for deg som syns det er vanskelig å snakke med kandidatene som ikke fikk jobben.

Tweet