Som da nettavisene kom:

Digitale møter – er de egentlig så effektive?

Foto: Daphne Depasse (CCBY 2.0)
18. mai 2020
Tom Georg Olsen
Artikler av Tom Georg Olsen (alle)
Vi møtes, vi foredrar, vi underholder hverandre i utallige digitale rom, og vi klapper begeistret for hvor effektive vi er blitt. Men er vi egentlig det? Tom Georg Olsen sammenligner dagens «møteteknologi» med de første nettavisene fra midten av 90-tallet.

Som en konsekvens av koronatiltakene, har vi gjennomført et gigantisk, nasjonalt kompetanseløft på bruk av videokonferanseteknologi. Vi har lagt bak oss de fleste problemer med lyd, bilde og ustabile nettverk. Stort sett alle møter er flyttet fra fysiske møterom til digitale møterom.

Mange har med rette blitt begeistret for den nye møteformen og har tatt til orde for at digitale møter i stor grad bør erstatte fysiske møtene, krise eller ei. Her slipper man unna reisetid, lange veier til toalettet og unødig smalltalk. Dette borger for kortere møter, noe som igjen skaper rom i kalenderen for nye møter. Alt dette underbygger en oppfatning av at disse digitale møtene er mye mer effektive enn de fysiske.

Men er de egentlig det?

Fra nettavis til nettmøter

Dagbladet fra desember 1996 (webarchive.org)

Den siste perioden har jeg i snitt hatt tre digitale møter daglig. Noen korte, andre opptil 3-4 timer, noen spontane og uformelle, men også styremøter og andre mer formelle former for møter.

Agenda og tema har stort sett vært som i fysiske møter. Vi har med andre ord flyttet møtene fra det fysiske rommet til det digitale rommet og forsøkt å gjøre dem så like vanlige møter som mulig.

Det minner litt om første nettavisene fra midten av 90-tallet, der man prøvde å kopiere ‘look and feel’ fra papir til nett. På samme måte forsøker vi nå å kopiere de fysiske møtene når vi møtes på nettet.

Som med nettavisene, tror jeg imidlertid at vi raskt vil se at digitale møter vil utvikle seg som et eget og kanskje til og med et bedre «produkt», enn tradisjonelle møter.

«Bruksmønsteret» endrer seg

Samtidig vil vår måte å «bruke» disse møteplassene på tilpasse seg. Et godt eksempel er foredrag og forelesninger på nett. Jeg tror at de fleste som har stått på en vanlig scene, og som nå har blitt henvist til nettet, har merket det manglende nærvær av et publikum. Man får gjerne en følelse av akutt ensomhet i møte med dataskjermen eller tomme konferansesaler og tribuner.

Jeg opplevde dette selv nylig. Et planlagt foredrag om «tillitsbasert ledelse» på BI ble endret fra å presentere i deres fysiske auditorium til å presentere på nettet. Jeg hadde tenkt gjennom dette før foredraget og hadde bevæpnet meg med lattermaskin, satt opp polls og klargjort spørsmål for chat-besvarelser. Selve innholdet i foredraget og presentasjonen var derimot mindre tilpasset den nye «arenaen».

Klarte jeg likevel å formidle budskapet med kvalitet uten en tilførsel av den energien som jeg vet at et synlig publikum gir meg? Får en ekstrovert foredragsholder nok næring til å prestere i en slik setting, eller må produktet «nettforedrag» utvikle seg med nye virkemidler og metoder for å gi både foredragsholderen og publikum en enda bedre opplevelse. Musikere ser ut til å klare nettopp dette i et platestudio. Hva er hemmeligheten?

Handler det også om effektivitet?

Effektivitet

Effektivitet defineres slik (Wikipedia):

Effektiviteten avhenger dermed av hva vi mener med verdiskapning, og hva vi mener med ressursbruk. Dette er tema som det ikke er så lett å bli enige om. Samtidig er det ikke alltid at verdiskapning og ressursbruk er like målbart.

Det er lett å betrakte effektivitet kun ut ifra tids- eller kostnadsgevinster, altså redusert ressursbruk (nevneren i brøken). Samtidig vet vi at resultatet avhenger av hvordan både teller og nevner endrer seg.

Verdiskapning versus ressursbruk

Så hva med telleren i effektivitetsbrøken, verdiskapningen?

Effektiviteten i møter, der det å foreta krevende beslutninger og løse komplekse problemer er de viktigste oppgavene, må i større grad vurderes ut ifra verdiskapning og i mindre grad ressursbruk.

Riktignok ønsker vi raskere beslutningsprosesser, spesielt der tiden det tar å lansere nye produkter og tjenester i markedet, er en viktig konkurransefaktor. Samtidig ønsker vi heller ikke dårlige beslutninger eksekvert hurtig, i de sakene der de negative konsekvensene kan bli betydelige.

Hvordan får vi så økt verdiskapning i for eksempel styremøter og ledermøter?

Hvordan gruppen fungerer, om man får belyst alle sider av en sak, om alle får lagt frem sine synspunkter og refleksjoner, er eksempler på faktorer som påvirker møtets verdiskapning og dermed dets effektivitet. Min foreløpige erfaring med digitale møter er at disse faktorene ikke blir like lett eller like naturlig ivaretatt som i de fysiske møtene. Det at det er mer krevende å følge med på en skjerm, kan også medføre at sakene avsluttes før de er tilstrekkelig behandlet.

Bare begynnelsen

Jeg vil hevde at vi er i en tidlig fase av utviklingen av digitale møter. Samtidig finnes det allerede funksjonalitet som kan verdiøke møtene. Et eksempel på dette er virtuelle «break out»-rom. Med disse kan man når som helst dele opp gruppen og sende dem ut i hvert sitt rom for å diskutere en problemstilling. I en fysisk verden må dette planlegges på forhånd og grupperom må reserveres.

Vi har trolig kun sett begynnelsen av de mulighetene som vil utvikles for de digitale møterommene. Forhåpentligvis vil noen av disse påvirke verdiskapningen positivt, slik at beslutningsprosessene blir minst like gode som i fysiske møter.

For produsentene og leverandørene av videokonferanseløsninger har krisen vært en skikkelig opptur for salget og bruken. Vi bør derfor kunne forvente en tsunami av ny funksjonalitet i tiden som kommer. I tillegg vil vi få mer og mer trening på digitale møter og med det garantert forbedre vår egen møteadferd.

I fremtiden vil vi garantert gjennomføre fysiske og digitale møter helt forskjellig. De vil finne hvert sitt format og hvert sitt bruk, på samme måte som vi i dag leser nettaviser på en annen måte enn vi leser papirutgaven.

Så til spørsmålet i artikkelens overskrift, «Digitale møter – er de egentlig så effektive?», vil mitt svar være: «Ikke ennå, men de har potensiale til å bli enda mer effektive enn fysiske møter.»

Utfordring

I ditt neste digitale ledermøte eller styremøte, inviter til en diskusjon om hvordan dere skal få mer effektive møter gjennom både redusert ressursbruk (lett) og økt verdiskapning (litt vanskeligere).

Ukens tilt?

Hva skjer?

  1. Litt klokere: Motivasjon i krise

    22. september @ 15:00 - 16:00 CEST
  2. TED Circles: Everyone’s environment

    16. oktober @ 14:00 - 15:00 CEST

Mest populære innlegg og sider

Det er ikke lederens oppgave å motivere medarbeiderne
Å forebygge egne fordommer er nøkkelen til mer inkludering og mangfold
Hvordan utvikle morgendagens ledere digitalt?
Hvorfor trekker så mange mot de glorifiserte, men kjedelige mellom­leder­jobbene?
Sårbarhet handler ikke om tårer
Kanskje vi befinner oss i et gigantisk hva-hvis-laboratorium?
Hvem sin apekatt er dette?
En tsunami av positivitet
Operativ eller strategisk leder? Det er to sider av samme sak, mener Kitty Stensrud
Motivasjon, in­spira­sjon ─ og det sa...s hjemme­kontoret!

Instagram

Mer som dette

Er mangfold et mål eller et middel?

Er mangfold et mål eller et middel?

Medici-familien skapte et mangfold ved å samle unge og eldre fra ulike yrkesgrupper. Dagens styrer må derimot definere sin egen strategi for å skape et perspektiv- og meningsmangfold. Dette med basis i hvilke mål de har for virksomheten og hvilke utfordringer de står foran.

Mangfold kan nemlig være så mangt.

Hva er poenget med en ung mentor?

Hva er poenget med en ung mentor?

Toppleder Tom Georg Olsen har en mentor på 21 år. Samtalene mellom de to etterlater ham ofte undrende og takknemlig. «Undrende fordi han ser på ting fra andre synsvinkler enn meg», skriver han. «Takknemlig fordi jeg blir utfordret og inspirert av hans engasjement.»

De siste artiklene

Hvordan utvikle morgendagens ledere digitalt?

Hvordan utvikle morgendagens ledere digitalt?

De første spillefilmene ble laget ved at man satte et kamera i teatersalen og filmet skuespillet. Det var først når kameraet ble løsnet fra stativet og tatt med opp på scenen og ut av salen at spillefilmens muligheter åpenbarte seg. Vi står i samme situasjon nå med digitale møter, kursrom og konferansearenaer.

Noen av våre forfattere

Alltid på en tirsdag

«Jeg har fått en slags tirsdagsforventning», sa en abonnent. tilt.works ukebrev Tirsdag morgen er antagelig en smule vanedannende, men gode vaner kan man gjerne legge tll seg. Skaff deg selv en god ukentlig vane i dag — rett i din innboks! Alltid på en tirsdag, men aldri ellers i uka.

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Share This
%d bloggere liker dette: