Digitale møter – er de egentlig så effektive?

Som en konsekvens av koronatiltakene, har vi gjennomført et gigantisk, nasjonalt kompetanseløft på bruk av videokonferanseteknologi. Vi har lagt bak oss de fleste problemer med lyd, bilde og ustabile nettverk. Stort sett alle møter er flyttet fra fysiske møterom til digitale møterom.

Mange har med rette blitt begeistret for den nye møteformen og har tatt til orde for at digitale møter i stor grad bør erstatte fysiske møtene, krise eller ei. Her slipper man unna reisetid, lange veier til toalettet og unødig smalltalk. Dette borger for kortere møter, noe som igjen skaper rom i kalenderen for nye møter. Alt dette underbygger en oppfatning av at disse digitale møtene er mye mer effektive enn de fysiske.

Men er de egentlig det?

Fra nettavis til nettmøter

Den siste perioden har jeg i snitt hatt tre digitale møter daglig. Noen korte, andre opptil 3-4 timer, noen spontane og uformelle, men også styremøter og andre mer formelle former for møter.

Agenda og tema har stort sett vært som i fysiske møter. Vi har med andre ord flyttet møtene fra det fysiske rommet til det digitale rommet og forsøkt å gjøre dem så like vanlige møter som mulig.

Det minner litt om første nettavisene fra midten av 90-tallet, der man prøvde å kopiere ‘look and feel’ fra papir til nett. På samme måte forsøker vi nå å kopiere de fysiske møtene når vi møtes på nettet.

Som med nettavisene, tror jeg imidlertid at vi raskt vil se at digitale møter vil utvikle seg som et eget og kanskje til og med et bedre «produkt», enn tradisjonelle møter.

«Bruksmønsteret» endrer seg

Samtidig vil vår måte å «bruke» disse møteplassene på tilpasse seg. Et godt eksempel er foredrag og forelesninger på nett. Jeg tror at de fleste som har stått på en vanlig scene, og som nå har blitt henvist til nettet, har merket det manglende nærvær av et publikum. Man får gjerne en følelse av akutt ensomhet i møte med dataskjermen eller tomme konferansesaler og tribuner.

Jeg opplevde dette selv nylig. Et planlagt foredrag om «tillitsbasert ledelse» på BI ble endret fra å presentere i deres fysiske auditorium til å presentere på nettet. Jeg hadde tenkt gjennom dette før foredraget og hadde bevæpnet meg med lattermaskin, satt opp polls og klargjort spørsmål for chat-besvarelser. Selve innholdet i foredraget og presentasjonen var derimot mindre tilpasset den nye «arenaen».

Klarte jeg likevel å formidle budskapet med kvalitet uten en tilførsel av den energien som jeg vet at et synlig publikum gir meg? Får en ekstrovert foredragsholder nok næring til å prestere i en slik setting, eller må produktet «nettforedrag» utvikle seg med nye virkemidler og metoder for å gi både foredragsholderen og publikum en enda bedre opplevelse. Musikere ser ut til å klare nettopp dette i et platestudio. Hva er hemmeligheten?

Handler det også om effektivitet?

Effektivitet

Effektivitet defineres slik (Wikipedia):

Effektiviteten avhenger dermed av hva vi mener med verdiskapning, og hva vi mener med ressursbruk. Dette er tema som det ikke er så lett å bli enige om. Samtidig er det ikke alltid at verdiskapning og ressursbruk er like målbart.

Det er lett å betrakte effektivitet kun ut ifra tids- eller kostnadsgevinster, altså redusert ressursbruk (nevneren i brøken). Samtidig vet vi at resultatet avhenger av hvordan både teller og nevner endrer seg.

Verdiskapning versus ressursbruk

Så hva med telleren i effektivitetsbrøken, verdiskapningen?

Effektiviteten i møter, der det å foreta krevende beslutninger og løse komplekse problemer er de viktigste oppgavene, må i større grad vurderes ut ifra verdiskapning og i mindre grad ressursbruk.

Riktignok ønsker vi raskere beslutningsprosesser, spesielt der tiden det tar å lansere nye produkter og tjenester i markedet, er en viktig konkurransefaktor. Samtidig ønsker vi heller ikke dårlige beslutninger eksekvert hurtig, i de sakene der de negative konsekvensene kan bli betydelige.

Hvordan får vi så økt verdiskapning i for eksempel styremøter og ledermøter?

Hvordan gruppen fungerer, om man får belyst alle sider av en sak, om alle får lagt frem sine synspunkter og refleksjoner, er eksempler på faktorer som påvirker møtets verdiskapning og dermed dets effektivitet. Min foreløpige erfaring med digitale møter er at disse faktorene ikke blir like lett eller like naturlig ivaretatt som i de fysiske møtene. Det at det er mer krevende å følge med på en skjerm, kan også medføre at sakene avsluttes før de er tilstrekkelig behandlet.

Bare begynnelsen

Jeg vil hevde at vi er i en tidlig fase av utviklingen av digitale møter. Samtidig finnes det allerede funksjonalitet som kan verdiøke møtene. Et eksempel på dette er virtuelle «break out»-rom. Med disse kan man når som helst dele opp gruppen og sende dem ut i hvert sitt rom for å diskutere en problemstilling. I en fysisk verden må dette planlegges på forhånd og grupperom må reserveres.

Vi har trolig kun sett begynnelsen av de mulighetene som vil utvikles for de digitale møterommene. Forhåpentligvis vil noen av disse påvirke verdiskapningen positivt, slik at beslutningsprosessene blir minst like gode som i fysiske møter.

For produsentene og leverandørene av videokonferanseløsninger har krisen vært en skikkelig opptur for salget og bruken. Vi bør derfor kunne forvente en tsunami av ny funksjonalitet i tiden som kommer. I tillegg vil vi få mer og mer trening på digitale møter og med det garantert forbedre vår egen møteadferd.

I fremtiden vil vi garantert gjennomføre fysiske og digitale møter helt forskjellig. De vil finne hvert sitt format og hvert sitt bruk, på samme måte som vi i dag leser nettaviser på en annen måte enn vi leser papirutgaven.

Så til spørsmålet i artikkelens overskrift, «Digitale møter – er de egentlig så effektive?», vil mitt svar være: «Ikke ennå, men de har potensiale til å bli enda mer effektive enn fysiske møter.»