🔖 HR | Teknologi

HR-system? Det er Excel, det!

av | 10. september 2014 @ 14:01

Martins bakgrunn ga ham en unik ballast i det som for mange kan virke like inkompatibelt som olje og vann, Erna og Jens, hummer og kanari, nord og sør: HR og teknologi.

Når han er ferdig med jobben han gjør for deg, er det 10-15 år til du trenger å ringe ham igjen. – Det er ganske spesialisert det jeg holder på med, sier Martin Jonassen. – Men etterspørselen er upåklagelig.

Martin Jonassen startet sin karriére i Aftenposten, hvor han blant annet utviklet systemet som lønnet og administrerte alle avisbudene.

— Etter hvert ble det for kjedelig med all teknologien, sier han.

Så da orienterte han seg mot HR, og lærte seg dét faget også.

Det ga ham en unik ballast i det som for mange kan virke like inkompatibelt som olje og vann, Erna og Jens, hummer og kanari, nord og sør:


HR og teknologi.

I dag er han en av Norges mest etterspurte rådgivere når virksomheter trenger hjelp med HR-systemene sine.

Og det er mye å gjøre. Mye mye.

— Det er synd å si det, men HR-system i Norge er fremdeles først og fremst Excel, sier Martin. — Det er det mest utbredte HR-systemet vi har.

Så Jonassens misjon er å få HR over i velfungerende, effektive systemer som virker og ikke krever dobbeltarbeid.

For å få et velfungerende HR-system er det mange hensyn å ta. Et av de er hvem som skal eie dataene.

Spisst eller bredt?

— Det går med mange arbeidstimer til å taste inn data printet ut fra et system til et annet, og det ser virksomhetene er lite rasjonelt. Det er derfor stort fokus på gjenbruk av data fra der hvor de fanges første gang. Problemet oppstår når man skal finne ut hvor man faktisk skal fange opp data første gang. Hvem skal eie masterdataene, er det HR eller det lønns- og regnskapsavdelingen?

— Ja, hvem bør eie dataene?

— Jeg anbefaler som regel at HR har masterdataene, sier han.

— Svært mange virksomheter har basert seg på at lønnssystemet er masteren. Men lønnssystemet fanger ikke opp alle dimensjoner som er interessant for HR. Det skiller for eksempel ikke på ansettelsesformer, om det er faste ansatte, vikarer eller engasjementer eller andre arbeidskontrakter.

– De skal jo ha lønn alle sammen uansett, så det spiller ingen rolle for lønnssystemet hvilken tilknytning det er.

For HR er det imidlertid av stor viktighet å vite hvilke tilknytningsformer de ansatte har.

Ved valg av HR-systemer, vil det også raskt komme opp spørsmål om man skal ha spissede, spesialiserte systemer som håndterer ulike funksjoner, eller om man skal ha et alt-i-ett-system.

— Og dessverre fins det ikke et fasitsvar, sier Martin Jonassen.

— Det er styrker og svakheter med både spissede og helhetlige. I de fleste tilfeller er et spesialistsystem bedre enn helhetlige systemer. Utfordringen kommer på integrasjon. Det første du må gjøre er å finne ut om du trenger den tilleggsfunksjonaliteten du får i det spissede systemet. Så er det veldig forskjell fra bedrift til bedrift hvor tung integrasjon det trenger å være med andre systemer i virksomheter.

— For eksempel vil det være mindre viktig at et rekrutteringssystem er integrert i HR enn at kompetanseregisteret kan kommunisere med kursmodulen din.

— Eller en annen problemstilling: Dersom virksomhetens lønnstruktur er knyttet til den ansattes kompetanse er det viktig at lønnssystemet er integrert med kompetansesystemet.

Svar: ingen svar

Svaret er altså at det ikke fins noe svar. Det avhenger av hvordan din virksomhet er skrudd sammen, bedriftskultur, lederstil og hva dere lager.

Og det avhenger av bedriftens HR-modenhet og -dristighet.

— Funksjonaliteten som er bygd inn i systemene går ofte langt utover HR-avdelingens villighet til å ta det i bruk, sier Jonassen.

— Norske HR-avdelinger syns det er litt “skummelt” alt de kan bruke datasystemene til. Ta bare en funksjon som muligheten til å sende automatisk avslag til søkere som ikke oppfyller forhåndsdefinerte kriterier. De fleste rekrutteringssystemer har det innebygd, men HR vil ofte ikke bruke det. De vil “ta i” søkeren, for å være helt sikre på at systemet ikke har avvist kandidater de gjerne skulle ansatt.

Derfor skjer rekrutteringen stort sett som før, til tross for at mulighetene for kvalitetssikring og effektivisering er enorme.

To trender, og én til

— Men litt overgripende om HR-teknologi, da – hvilke trender er det viktig å være oppmerksom på?

— De to viktigste vil jeg si er samarbeidsteknologi og skytjenester. Med Facebook og andre sosiale nettverk et tastetrykk unna, oppdager bedrifter ofte at ansatte etablerer samspillsarenaer i lukkede eller åpne grupper i åpne sosiale nettverk. Det kan være positivt, men det innebærer også at virksomhetskritiske opplysninger kan komme ut av bedriftens egen kontroll og overlates til eksterne dataeiere, som Facebook.

Virksomheten vet ikke hva som diskuteres av sensitive opplysninger og de har heller ikke kontroll på at ansatte som slutter mister tilgangen til slike arenaer. Det som nå skjer er derfor at mange bedrifter lager sine egne, interne sosiale nettverksløsninger, sin egen “Facebook”, så og si.

Hva tjenester “i skyen” angår, så er HR også på vei opp i det høye, ifølge IT-rådgiveren.

— Ansatte og ledere har lenge vært «in the cloud», sier han.

— Det nye er at nå er også HR løftet opp. Spesielt legges fagapplikasjoner for HR ut. Lønn blir gjerne liggende igjen som en applikasjon, men selv her er det en sterk trend mot at stadig færre drifter løsningene sine selv. Selv om det er det gamle lønnssystemet, ligger det hos leverandøren.

Dette skaper utfordringer datasikkerhetsmessig, ved at man ikke har kontroll på hvor systemene ligger geografisk. For leverandørene kjøper selv servertjenester, gjerne i andre land.

Dette, kombinert med at operative, manuelle prosesser samt utviklingstjenester ofte kjøpes fra lavkostland, gir et lappeteppe som det ikke alltid er komfortabelt å gå i detaljer på.

— Leverandører i asiatiske og andre lavkostmarkeder skiller ikke alltid så godt mellom ulike kunders data. Det som før var din eksklusive dataløsning kjører nå som en klient i en gigantdatabase, og selv om ingen av dine konkurrenter har tilgang til dine data, så finnes det alltid superbrukere internt hos leverandøren som har alle tilganger til alle systemer. En slik bruker kan for eksempel lett kjøre kryssrapporteringer på tvers av ulike selskap. Om det skjer? Det er ingen kjente saker, men det er likevel et tankekors.

«… selv om ingen av dine konkurrenter har tilgang til dine data, så finnes det alltid superbrukere internt hos leverandøren som har alle tilganger til alle systemer»

Sykefravær

En annen trend Jonassen har merket seg er at det er et voksende fokus på fravær på tvers av ulike systemer hvor fraværsdata føres.

Det er ganske mange ulike interessenter med ulike behov når det gjelder fraværsdata, og statistikker du tar ut fra ulike systemer stemmer svært ofte ikke overens med hverandre. For mange virksomheter kan det for eksempel bety at kvaliteten på data de rapporterer til NAV for tilbakebetaling av sykepenger ikke er gode nok, med det resultat at virksomheten går glipp av sykepenger.

avatar

Martin Jonassen

Daglig leder, Martin Jonassen AS

Martin Jonassen er en uavhengig rådgiver innenfor lønns- og personaldatasystemer og arbeidsprosesser knyttet til lønns- og personalfaget. Han har tidligere arbeidet som programmerer, fagkonsulent, prosjektleder og rådgiver innenfor fagområdet lønn og personal. Mer om selskapet han driver her.


Intervjuet er gjort for HR Norge og tidligere publisert på deres nettsider. 


Paal Leveraas
Følg Paal
Artikler av Paal Leveraas (alle)

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Noen av våre forfattere

676 posts
Paal Leveraas er sjefreflektør og -redaktør i tilt.work og gründer av blant annet tilt work AS, digi.no og Leveraas AS. Ta kontakt med Paal enten du trenger et foredrag, en sparringpartner i ditt lederskap eller en som kan hjelpe deg å få budskapet ut i verden. Eller alt over.
View Posts →
51 posts
Hedvig Rognerud er forretningsutvikler, ledercoach, prosessleder og foredragsholder i Fossekall AS på Lillehammer. Hedvig skriver om språk som lederverktøy for tilt.work.
View Posts →
32 posts
Atle skriver om coaching og kommunikasjon.
View Posts →
24 posts
Bjørn Z. Ekelund er psykolog. Han står bak "Diversity Icebreaker". Han skriver jevnlig for tilt.work, og er en del av ekspertpanelet.
View Posts →
18 posts
Herman Berg er redaksjonssjef i tilt work AS.
View Posts →
12 posts
Tom Georg Olsen skriver jevnlig om ledelse med fokus på tillitsbasert ledelse. Han er konserntjener i Miles, og sitter også i styret i tilt work AS.
View Posts →
12 posts
Thomas Nygaard er daglig leder i tilt work AS. Han er mangeårig leder i forlagsbransjen, hvor han to ganger har eliminert sin egen jobb. Han er blitt ekspert på å omstrukturere virksomheter på en måte som ivaretar verdiene.
View Posts →
12 posts
Hans Jacob Christensen har lang fartstid i norsk og internasjonal HR. Her i tilt.work vil han utforske kjernen i HR, utfordre noen etablerte sannheter i faget og gjerne skape debatt.
View Posts →
11 posts
Walaa Abuelmagd skriver om mangfold i tilt.work.
View Posts →
7 posts
Gerd Jorunns misjon som skribent i tilt.work og Tirsdag morgen har vært å avlive myter om ledelse.
View Posts →
7 posts
Mai-Britt jobber med rekruttering i en internasjonal organisasjon. Hun skriver om rekruttering og ledelse i tilt.work.
View Posts →
6 posts
Jan-Erik Sandberg skriver om hvordan vi kan gjøre mangfold i arbeidslivet til et aktivum. Han lever hva han lærer som "ikke helt A4 selv".
View Posts →
5 posts
Rune skriver om medarbeiderskap.
View Posts →
5 posts
Elin Ulset er en engasjert og nær leder som er levende opptatt av kommunikasjon, ledelse og adferd. Elin har vokst opp i HR-kommunikasjon, både fra Aftenposten, digitale medier og mediebyrå. Hun balanserer det faglige med lederskap, og lederskap med familie, og hun trives godt i alle sfærene.
View Posts →
5 posts
Catherine Lemaréchal eier og driver Ticato AS. Hun er rådgiver og NLP-coach og skriver om kommunikasjon, merkevarebygging og tidsmestring. Catherine kan hjelpe deg å oppnå mer enn du tror du kan. Hun holder kurs og foredrag, og mest populært nå for tiden er kurset: Gi f*** for flinke piker.
View Posts →
5 posts
Ph.d. og professor II Glenn Hole er direktør i IT-selskapet Skill. Han skriver om mangfold i arbeidslivet.
View Posts →
3 posts
Esben Keim driver rådgivingsselskapene Vital Few og OSS. Han skriver om presterende team, resultatledelse/OKR, mangfold og kundefokus her på tilt.work.
View Posts →
3 posts
Jeanette Høie er desksjef i tilt.work. Hun har lang fartstid som journalist og vaktsjef i dagspressen. Hun har godt grep om ulike digitale fortellerteknikker. I tillegg er hun gründer-in-spe.
View Posts →
3 posts
Arne Jensen er generalsekretær i Norsk redaktørforening.
View Posts →
3 posts
Annar er en nestor i norsk lederutvikling med mer enn 30 års fartstid.
View Posts →
2 posts
Isabelle er senterleder for kraftsentret Forandringhuset. Hun er mentor og utviklingsansvarlig for ungdommer i Oslo.
View Posts →
2 posts
Sissel Naustdal leder MadeToGrow og er brennende engasjert i utvikling av menneskers potensial
View Posts →
2 posts
Anne 🌱 Reknes hjelper mennesker med å finne, få eller skape sin drømmejobb, og deler tips, tricks, teknikker, verktøy og metoder her i tilt.work.
View Posts →
2 posts
Christine er kursutvikler og foredragsholder med et stort lærerhjerte og masse kjærlighet til god tekst. Hun driver firmaet Tekstdoktor og underviser i digital markedsføring og journalistikk på Høyskolen Kristiania.
View Posts →
2 posts
Stikkordet for Cathrines arbeid med lederutvikling er "praktisk hverdagsledelse".
View Posts →
2 posts
Ole Kristian Sivertsen er CEO i selskapet Desert Control. Han har lang fartstid fra selskap som Citrix, RES Software, Sun Microsystems, Telenor, EVRY og Global Eagle. I dag har han dedikert seg til teknologi som løser klimautfordringer.
View Posts →
2 posts
Eva Jarbekk er en av våre fremste juridiske eksperter på personvern og GDPR.
View Posts →
2 posts
Jostein Borgmo er til daglig eier og kreativ direktør i Suburbia og har dessuten nesten 80.000 følgere på Instagram.
View Posts →
1 posts
Herminia Ibarra er professor ved London Business School og forfatter av fagbøker om ledelse og organisasjonsutvikling.
View Posts →
1 posts
Umid skriver om tjenende lederskap og selvledelse.
View Posts →
1 posts
Nils Petter Nordskar er tidligere reklamemann. I dag holder han kurs, foredrag og utgir dessuten nyhetsbrevet "Lykkes med ideer".
View Posts →
1 posts
Ingar Roggen er sosiolog og beskrives som en av de europeiske pionerene for sosial informatikk. Arbeidsfeltet omfatter blant annet det sosiale aspektet av det virtuelle rommet, sosial analyse av internett og samspillet mellom menneske og datamaskin. I 1996 introduserte han sosiologien på nettet, websosiologi, som en nettvitenskap.
View Posts →
1 posts
Håkon er opptatt av personlig utvikling, drivkraft og glede. Han er sertifisert NLP Master Practitioner, og skriver og tilbyr tjenester for personlig vekst.
View Posts →
1 posts
Jørgen Lund jobber med endringsledelse gjennom eget selskap.
View Posts →
1 posts
Jan Sollid Storehaug er digital strategirådgiver. Han er også en mye brukt foredragsholder.
View Posts →
1 posts
Bjørn O- Hopland er eier og daglig leder av Smart Endring AS.
View Posts →
1 posts
Kevin er Corporate Storyteller, Content Strategist og Awareness@Work Consultant. Han skriver om nærværingslivet her i tilt.work.
View Posts →
1 posts
Cathrine Foss Stene er en erfaren team- og lederutvikler og har jobbet med og i mange av de største norske virksomhetene.
View Posts →
1 posts
Kari har en bachelor i statsvitenskap med fordypning i menneskerettigheter og flerkulturell forståelse. Hun går nå en modulbasert master i voksnes læring på NTNU. Hun er utdannet NLP Business Practitioner (Kreativ Ledelse og Coaching nivå A) hos UiA/Coachteam.
View Posts →
1 posts
Kathra er COO i oppstartselskapet Generation Mobility samt teamleder i bydel Gamle Oslo.
View Posts →
1 posts
Kristin er partner og markedssjef i MetaResource. Hun beskriver seg som en stolt "potet" som kan mye om mye og ofte finner løsninger eller nettverk som kan bidra. Hun skriver om mentale muskler i hverdagen.
View Posts →
1 posts
Thor Ivar Forsland er coach og karriereveileder hos Frisk Utvikling.
View Posts →
1 posts
Data Scientist med bred, internasjonal bakgrunn.
View Posts →
1 posts
Thomas skriver om tankesett, metoder og verktøy for morgendagens ledere.
View Posts →
1 posts
Jørn Bue Olsen er rådgiver og forfatter i ledelse og etikk Ekon, Dr., siv.ing. og førsteamanuensis ved Oslomet (Etikk og bedriftenes samfunnsansvar). Olsen skrev doktorgrad om etiske dilemmaer for ledere i konkurranseutsatt virksomhet der Hauge-caset er eksempel på kombinasjon av lønnsom verdiskapning og anvendt etikk. Olsen holder foredrag om «Hauge som fyrtårn for norske bedrifter i dag». Utga i 2020 ny bok, «Næringslivsetikk og samfunnsansvar», i samarbeid med Henrik Syse. Leif-Runar Forseth er rådgiver og forfatter innen ledelse, gründervirksomhet og etikk. Han har doktorgrad i teoretisk fysikk og mastergrad i filosofi, tema etikk og lederskap. Ny bok, "Naturlig lederskap", kom i 2020.
View Posts →
1 posts
Jeanette Luytkis er sertifisert profesjonell coach og ledelsesrådgiver. Hun leverer individuelle coaching og treningsopplegg, med spesialisering på lederskap, personlig vekst og innovativ forretningsutvikling.
View Posts →

Tirsdag er A-HA!-dag

Tirsdag er A-HA!-dag

Hver tirsdag siden 2010 har tusenvis av abonnenter fått ukebrevet Tirsdag morgen i sin innboks. Noen blir inspirert, noen blir provosert, mange får en eller flere a-ha!-opplevelser. Meld deg på her. Det er gratis. 

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: