Når en nordmann roser en annen, er det ikke lett å se hvem av dem som har det verst, sier min venn Rune titt og ofte. 

Han har lånt uttrykket fra den fantastiske Odd Børretzen.

Forskning på arbeidsliv gir Rune og Odd mye rett.  Det å gi tilbakemeldinger, enten de er positive eller negative, er så vanskelig at mange ledere unnlater å gjøre det, mens like mange gir intetsigende og ubrukelige tilbakemeldinger på innsatsen arbeidstakerne gjør.

49 prosent av arbeidstakerne i Norge mener feedback’en de får er ubrukelig, ifølge den internasjonale undersøkelsen European Employee Index, som i Norge lages i et samarbeid mellom Ennova og HR Norge.

Men dårlige eller fraværende tilbakemeldinger er ikke et særnorsk fenomen, det er snarere et menneskelig fenomen. Over hele verden klager ansatte over hvordan tilbakemeldinger gis. Det skjer samtidig som de opplever at det stilles stadig større krav til prestasjoner og måloppnåelse.

Det er egentlig ikke så rart at det er blitt sånn. Gjennom skoler og høyskoler trenes vi opp i å lage mål og strategier og beregne lønnsomhet.

Men de færreste skoler har konstruktiv tilbakemelding på timeplanen.

Som alle andre ferdigheter, må også evnen til å gi tilbakemelding trenes. Og det trengs to til å danse tango. Mange av oss er ikke spesielt trente i å ta imot feedback heller, slik Rune så elegant sier det.

Å gi feedback er å holde opp et speil for din medarbeider. Speilet skal ha en viss kvalitet slik at bildet ikke forvrenges verken i positiv eller negativ retning.

Å ta imot feedback krever mot til å se inn i speilet med et åpent og nysgjerrig blikk.

Hvis mannskapet på Titanic hadde vært bedre til å ta imot feedback, ville tusenvis av liv ha vært reddet.  Hvis kollegaen som ble oppsagt på grunn av sin adferd hadde fått korreksjoner underveis, og vært i stand til ta dem, kunne en menneskelig tragedie vært unngått.

Som alt annet, krever feedback kunnskap. Her er noe av det jeg har lært om hvordan du best gir tilbakemeldinger.

Når du skal gi positiv tilbakemelding

• Gjør det nå. Positive tilbakemeldinger skal gis umiddelbart.
• Gjør det offentlig. Ros gis i plenum, kritikk i enerom. Ta hensyn til mottakeren. Et lavmælt anerkjennelse kan være hva den ene trenger, mens for en annen er det ballonger og taler.
• Gjør det personlig. Vis at du ser kvaliteter ved den andre, og anerkjenn disse. Vis også at du ser hva det krevde av dem.
• Gjør det spesifikt. “Godt jobbet” er ikke spesifikt. “Innsatsen din ga en omsetningsøkning på ti prosent” er spesifikt.
• Gjør det hyppig. Feire både store og små suksesser, men gjør det relativt. Hvis alt feires med champagne reduseres verdien av de store suksessene.
• Gjør det med hjertet. Ikke gratuler folk for at de har gjort jobben sin. Anerkjennelse skal komme fra hjertet. Alt annet vil bli gjennomskuet.

Når du skal gi negativ tilbakemelding

• Gjør det i morgen. Unngå å kritisere noen når du er sint eller opprørt. La følelsene få roe seg først. Når det er sagt, gjør det senest i morgen, og straks hvis det kreves for skadekontroll. Uansett, ikke vent til den årlige medarbeidersamtalen.
• Gjør det i enerom. Du er ute etter å korrigere, ikke knuse. Kritikk i andres påhør kan være ekstremt ydmykende.
• Gjør det upersonlig. Fokuser på hva de gjør, ikke hvem de er. Vi kan endre adferd, men å endre personlighet er verre. Bekreft at du ser deres kvaliteter og hva du ønsker å se mer av.
• Gjør det spesifikt. “Du har en dårlig attityde” er ikke spesifikt. “Kunder skal behandles med høflighet” er mer spesifikt.
• Gjør det med verdighet. Ikke hyl og skrik, og la den andre få slippe til når du har sagt det vesentlige.
• Gjør det målrettet. Søk enighet om hva som skal endres. Vær spesifikk her også.
• Gjør deg ferdig med det og gå videre. Pass på så det ikke blir rester igjen som ligger og surner over tid

Husk også at tilbakemeldinger helst skal være i et blandingsforhold på 1 til 5: for hver negative tilbakemelding kreves fem positive.

Lykke til. Vil du øve deg trygt, kan du gi meg feedback på denne artikkelen på epost, så gir jeg deg feedback på feedback’en.

Originalen av denne artikkelen ble publisert i magasinet «Det gode liv».