Nylig gjennomførte jeg en workshop i en serie ute hos en kunde som jeg etter hvert begynner å kjenne ganske godt. Vi hadde kommet til begrepet «ansvarliggjøring», og hvorfor det kan oppleves vanskelig å ta opp med en kollega at vi ønsker endring, eller har innspill til måten han eller hun løser en oppgave på.

Ganske fort ble diskusjonen snudd til å dreie seg om hvordan det oppleves å ta imot slike tilbakemeldinger, og hva som gjør at vi iblant går i forsvar, selv når vi ser at budskapet har mye for seg.

Refleksjonene var mange og kloke, og essensen i det vi kom fram til, kan oppsummeres i 4 punkter med overføringsverdi til en rekke arbeidsplasser:

Husk å banke på døra!

Når vi i vårt sosiale liv oppsøker andre mennesker, er det vanlig å banke på døra eller benytte ringeklokka, for så å vente på at verten slipper oss inn. Denne regelen gjelder selv når verten har invitert oss på forhånd.

Det pussige er at vi ikke alltid benytter disse spillereglene på jobb, men tråkker inn på andres områder og buser fram med det vi har på hjertet når det passer oss. Budskapet fra dette teamet var samstemt: Husk å banke på døra før du går inn, eller i det minste heise flagg, og gi mottaker tid til å gjøre seg klar og åpne opp for det som kommer!

Opplevd overtramp på dette området sender mange av oss direkte i skyttergraven, eller rett inn i tåkeheimen av selvkritikk og opplevd ikke-mestring.

Spør om det passer?

Flere var også tydelige på viktigheten av timing. Å bli avbrutt midt i en arbeidsoppgave eller et resonnement, eller rett før en tidsfrist, kan oppleves både frustrerende og irriterende. Tilbakemeldingen med alle sine gode intensjoner, risikerer å havne i søpla uåpnet. Så spør om det passer og vær åpen for å komme tilbake på et senere tidspunkt.

Dårlig timing gjør selv viktige og relevante budskap om til støy.

Kom med kjærlighet

Jo tydeligere vi evner å formidle den positive intensjonen som ligger bak det vi ønsker å ta opp, jo lettere blir det for mottaker å se tilbakemeldingen som en gave de kan vokse med. Hvis vi i tillegg anerkjenner mottakers opplevelse av situasjon og helhetsbilde, ligget alt til rette for en god samtale.

Et arbeidsmiljø med mennesker som allerede er trygge på hverandres gode vilje, har også utviklet evnen til å lytte for å forstå.

Hvis du ikke gir mottaker tilstrekkelig trygghet på at du vil ham/henne vel, kan budskapet oppleves truende og virke mot sin hensikt. Slike opplevelser kan fort gi tilliten dere har bygd opp til hverandre over tid, en kraftig knekk.

Er det relevant?

For mennesker som har en faktaorientert tilnærming i arbeidet sitt, er det viktig at budskapet du kommer med, oppleves relevant også i mottakerrollen. Vil en korrigering påvirke kvaliteten på arbeidet? Kommer tilbakemeldingen tidsnok til at den kan gjøre en forskjell på resultatet? Kommuniserer du på mikro- eller makronivå?

Uten avstemming av form, innhold og detaljnivå til den du snakker med, kan du bomme på opplevd relevans og dermed også på interessen for å foreta de korrigeringene du ber om.

Oppsummering

Konstruktive tilbakemeldinger er en gave fra en kollega som ser deg og det potensialet du har til å vokse gjennom ny innsikt.

Til deg som akkurat nå lurer på hvordan du skal pakke inn og overlevere denne gaven:

Bank på døra, tenk over timingen, kom med kjærlighet og med tilbakemeldinger mottaker ser nytten av. Slik styrker du både relasjonen til, og endringsviljen hos en god kollega, og sammen skaper dere magi! Lykke til!