Du ber om to minutter av din medarbeiders liv. Så uskyldig, og slett ikke for mye å be om. Problemet er at mottakeren kan oppfatte det helt, ja, faktisk fullstendig annerledes. Som å bli satt foran en allmektig dommer uten advokatbistand. Kun en enkel medarbeider versus sjefen.

I en fullstendig uforberedt, forsvarsløs posisjon, hvor skapet skal settes på plass, hvor den du kaller inn til tominutters møte innbiller seg at han eller hun skal få så hatten passer, som en del av den endelige avsløringen av hvor inkompetent man i realiteten er – bedrageren som skal bli avkledd fullstendig.

Har du aldri tenkt på det sånn?

Nei vel, da kan det være på tide å stoppe opp. Jeg ber om to minutter av din tid. Ikke for å kjefte. Ikke for å sette deg på plass. Ikke for å la deg høre hvor utrolig dårlig du er som sjef. Nei, kun for å spørre om du kan kutte ut tominutter’n. Helt, og ikke minst holdent.

Ikke vurdér lenger på å dra den ansatte til side i plenum. Ikke spør om han eller hun har noen minutter, enten det er kun 2 eller 20. (Det tar ALDRI bare 2 minutter; avbrytelsen, det å bevege seg bort fra de andre ansatte, selve samtalen, tilbake til plassen, påkoblingen tilbake i jobbhverdagen – er du heldig tar det 20).

Og, i hvert fall ikke la den “tiltalte” vandre i en slukøret kanossagang inn på ditt kontor, hvor du deretter lukker døren med et symbolsk, lite smell.

Jeg har selv gjort det.

Bedt om to minutter, som sjef, uten forvarsel. Sett frykten i øynene til den du spør. Følt behovet for å slå armene rundt personen og fortelle at det overhodet ikke er noe farlig, at du bare har hyggelige ting å berette. Å kjenne på kroppen at budskapet ditt overhodet ikke trenger gjennom. Du blir rett og slett ikke trodd på at det er noe uskyldig. Noe som ikke kjennes smertefullt.

Reporter Sigrid Sollund, som selv griller ledere i Dagsnytt 18, forteller hvordan det knyter seg i magen hver gang sjefen ber om et møte. Hun gruer seg fryktelig til samtalen under fire øyne:

– Hvis de ikke sier hva det gjelder, og særlig hvis møtet ligger litt frem i tid, er det lett å tenke i katastrofale baner når du har god fantasi og er pessimist i utgangspunktet, sier hun til A-magasinet.

Det er du som ansvarlig, som har skapt denne frykten. Du starter dermed uansett samtalen med et handikap, som du garantert må bruke langt mer enn to minutter på å rette opp.

Derfor, kjære sjef, ha tålmodighet og bruk din sunne fornuft.

Vær klar og tydelig. Kommunisér hva møtet handler om god tid i forkant, hvorfor du tar samtalen på akkurat dette tidspunktet, og hva samtalen skal brukes til. Send gjerne e-post som innkalling, som ingen andre i virksomheten vil kunne registrere. Og gi medarbeideren tid nok til å reflektere før møtet. Noe av det verste du gjør, er å be folk stille uforberedt til det du selv kanskje anser som en uformell prat, men, som de – fordi du er sjefen – anser som et møte med en overordnet.

Hold deg til ett hovedtema under møtet.

Anerkjenn samtidig arbeidsinnsatsen til medarbeideren, hvis det passer inn i dialogen, og ikke minst fremstår troverdig. Du må takle kritiske bemerkninger om egen lederstil, uten gå rett i skyttergraven. Still heller konstruktive oppfølgingsspørsmål om hva medarbeideren mener kunne vært gjort annerledes.

Hold deg behersket, og ta deg tid – da faller skuldrene fort på plass både hos den du snakker med og deg selv. Og det er utrolig mye som kan løses ved å si lite. God lytting er den klart mest effektive problemløseren på enhver arbeidsplass. Og kanskje det aller viktigste i prosessen; en god oppsummering av samtalen på e-post i etterkant, hvor essensen kommer tydelig frem, og hvor dere sammen kan legge fremtidige planer for fremdrift.

Det tar garantert mer enn to minutter og er sannsynligvis verdt all tiden du legger ned. Du vil i hvert fall kunne føle deg ‘helt sjef’ etterpå.