Hva gjør et kickoff bra? Og hvordan få et kickoff til å vare etter at selve eventet er over?

Heldige var de deltakerne som var med på Litt klokere-møtet 10. januar 2023. Ikke bare ble de gode spørsmålene stilt. Men det kom jammen gode svar også.

Tre hovedingredienser

Innleder og gjest var Bård Brænde, eventekspert, sivilingeniør og formidler av rang.

Nederst i dette utdraget kan finner du en video med hele Litt klokere-møtet. Jeg anbefaler deg å se det, det er mange flere tips å hente enn de som er nevnt i teksten. Du må være medlem for å få opp videoen.

Ingrediensene for et kickoff som gir varing påvirkning er:

1. En dose eierskap
2. En dose historiefortelling
3. En dose psykologisk trygghet

Eierskap, eierskap, eierskap

Forskjellen på et kickoff og andre fellesmøter/arrangementer er at kickoffet gir en unik anledning for ledelsen til å fortelle hva som er viktig i den kommende perioden. – Kickoff er et artefakt som tilkjennegir hva som er viktig, sier Brænde. Det er en markering, og en feiring, som skaper et forsterket fokus og rett og slett en eufori rundt et satsingsområde.

Suksessen starter i forberedelsene. Virksomheten må vite hvor den er og hvor den skal. Ledelsen peker ut veien fra A til B, men hvordan vi har det på reisen er en felles innsats. Allerede før kickoffet bør ansatte bli invitert til å ta eierskap gjennom prosesser og undersøkelser.

– Mål ansattes engasjement på en skala fra 1 -10. Spør: Hva skal til for at du skal klatre opp et trinn til på stigen? Hva skal til for at du opplever en 10-er?, tipser Brænde. – Slik vil vi få avdekket holdninger og triggere blant ansatte. Og hvis gjennomsnittet i bedriften er 7-8, vil den som har plassert seg på en 4-er tenke: Dæven, er de andre så mye mer engasjert enn meg? Her må jeg ta tak. Dermed får du en adopsjonskurve allerede der.

Skal vi få med folk til å gjøre ting annerledes, må vi vite hvilke triggerpunkter vi har og hva som skal til for at folk vil endre vaner. Først da blir det en endring som alle har tro på. Sier vi bare at vi skal gjøre slik og slik, men ingenting om hvordan, oppstår det fort et vakuum etter kickoffet.

Et godt kickoff lanserer ikke bare ambisjoner, men også ansvarspersoner og en overordnet fremdriftsplan.

Ikke alltid har bedriftene og organisasjonene like klart for seg hva de skal kicke off. Et grep er å gi prosessen et skikkelig navn. Det kan ikke hete «Kickoff 23». Prosessen eller prosjektet må ha et navn som er relevant.

Et annet tips fra Brænde er å utpeke ambassadører blant medarbeiderne. Ansatte som brenner, som er tydelig engasjert, og som kan gå foran som viktige medspillere. – Vi skal ta høyde for at ledelsens engasjement kan bli mistrodd eller misforstått, sier Brænde.

Et kickoff skal altså skape en felles begeistring for et prosjekt. Det skal skape spenning og stolthet. Men hvordan når vi frem til folk?

Historiefortelling som skaper engasjement

Ingen blir begeistret over en passiv taler fra scenen. Ingen lar seg forføre av en 50 siders powerpoint-presentasjon. «Death by powerpoint» er blitt et begrep av en grunn.

– Et godt kickoff er 50 prosent sal og 50 prosent scene. Dette syndes det ofte mot. Svært ofte ser vi 80-90 prosent scene. Folka i salen er ikke med, poengterer Brænde, og understreker: – Vi må formidle. Ting blir ikke viktigere enn de folka som har eierskap til det.

En god tommelfingerregel er at salen skal huske 3 ting etter kickoffet. Ikke mer. Da handler det om at vi klarer å fortelle historien godt, og at vi kutter ut alle de «mellomviktige» tingene og alt det vi tror vi må ha med. Tenk på Dagsrevyen, er et tips fra Bård Brænde. Hadde powerpointen din tålt å bli vist der, hadde folk fattet interesse for den? Å snakke til kanskje 400 personer på et kickoff krever en slik tilnærming. Jo fortere vi skjønner at det er en vesensforskjell mellom å formidle til en gruppe på rundt 20-30 personer og en forsamling på flere hundre, desto raskere får vi grep om å lage et godt kickoff.

En god tommelfingerregel er at salen skal huske 3 ting etter kickoffet.

På listen over kickoffets dødssynder står også tallfestede KPI-er.

– Vi heier ikke på mål. Det har aldri skjedd at en leder står på et kickoff og sier at vi skal øke topplinja med 11 prosent for deretter å bli møtt med taktfast jubel. Salen roper ikke tilbake «11 prosent! 11 prosent! 11 prosent!». Vi heier på folk. Og vi heier på folk som bryr seg, sier Brænde

Brænde tipser også om å ta videoer og bilder under engasjementet, gjerne engasjere folk til å gjøre denne jobben. Å ha opptakene som referanser og spre dem i virksomhetens spekter av sosiale kanaler og internkommunikasjon kan være avgjørende for prosessen videre.

Å skape engasjement fra scenen er altså nøkkelen. Involvering er nøkkelordet. Middelet er motivasjon.

– Forskjellen på endring og utvikling er eierskap, altså motivasjon. Covid var en endring. Utvikling er noe annet. Det handler om at folk skal ha lyst til å gå den veien. Det handler om å tørre å vise engasjement og følelser. Og i Norge er ikke det så lett, sier Brænde.

Trygghet er en forutsetning for endring

Det leder oss til det tredje elementet: Trygghet.

Å endre vaner alene er en sjelden suksess. Fellesskapsfølelsen er uvurderlig. Og skal du invitere ansatte inn i et endringsarbeid, er en forutsetning trygghet.

Den som står på scenen under kickoffet blir aldri tryggere enn de i salen er trygge på hverandre.

– Det er lurt å starte kickoffet med å feire det som har vært. Skap en trygghet og en stolthet over vår felles historie slik at folk kjenner at nå sitter jeg i et rom fullt av venner og kolleger og familie – og dette er verdens beste arbeidsplass. Først da kan du komme med budskapet.

Se opptak av møtet her (kun for innloggede medlemmer):