Psykologien bak vår tids møtehysteri

av | 26. november 2021 @ 08:00

dårlige møter
Foto: gstockstudio
Alle er enige om at altfor mange møter er intet annet enn fullstendig bortkastet tid. Men ingen gjør noe med det.

Dårlige møter er vår tids forbannelse. Så å si alle jeg spør istemmer i at det er altfor mange møter og at en stor del av dem er unødvendige. De er fullstendig bortkastet tid!

Jeg leste nylig en artikkel i Harvard Business Review, «The Psychology Behind Meeting Overload», av Ashley Whillans, Dave Feldman og Damian Wisniewski. I artikkelen reiser forfatterne ulike interessante problemstillinger, og gir noen tips. Hva er det som gjør at vi avtaler og deltar på flere møter enn strengt tatt nødvendig? De fleste innrømmer at de er med på altfor mange møter, men få gjør noe med det.

I artikkelen refereres det til en undersøkelse som avslører at ledere opplever at 83 prosent av møtene i kalenderen er uproduktive. Møter er produktivitetsdreper nr. 1.

LES OGSÅ: Møtekultur: 3×8-formelen gir bedre møter. Og en bonus

La oss se på hvilke underliggende psykologiske mekanismer som gjør at vi fortsetter å gjøre ting som vi vet ikke er nyttige.

1. FOMO – Fear Of Missing Out

Vi er redde for å gå glipp av noe, eller antar at vi blir sett ned på eller glemt hvis vi ikke svarer ja til alle invitasjoner. Det bygger på en falsk antagelse at du må være til stede for å være produktiv. Det å være til stede er ikke det samme som at du er engasjert eller effektiv.

Ofte viser du større engasjement ved å ikke være med i møter, men heller bruke tiden til å gjennomføre oppgaver. Slik demonstrerer du din verdi utenfor møterommet. Det er også lettere å takke nei til et møte hvis du vet at du bidrar i forkant eller tilbyr deg å følge opp i ettertid.

2. Ego-perspektiv

Det er når vi ser ting kun ut ifra vårt eget ståsted og våre egne behov. Et eksempel er at vi velger tidspunkt for møter og tidsfrister som kun passer oss, men som kanskje er skikkelig dårlige tidspunkter for resten av teamet.
Vurder om møtet er overflødig og om alternativ bruk av tiden til teamet vil gi større avkastning. Artikkelen viser til et firma som regnet ut at ett ukentlig mellomledermøte kostet dem 15 millioner dollar i året. Hvis vi oftere tenker over kostnaden ved å møtes, ville vi nok være mer restriktive og i større grad vernet om vår tid.

3. Forpliktelsesmøter

Det er når lederen bruker møter for å få folk til å gjøre det de har lovet. En ekstern deadline som et møte med leder kan være effektivt som motivasjon, men å bruke tid på at alle skal rapportere er ofte unødvendig. Kanskje er det bare en person som ikke overholder tidsfristen, og da er det bedre å ta det direkte med vedkommende.

Belønn den atferden du vil se mer av. Et anbefalt tiltak er at møter kanselleres dersom deadline er møtt. Kanselleringen blir da en belønning for at vi har nådd målet. Lederen kan sende en takkemail og gjøre et poeng av at vi alle har spart en time!

4. Haste-effekten

Når vi er stresset kan det å fullføre tilsynelatende presserende (men faktisk uviktige) oppgaver gi en viss tilfredsstillelse. Det å avtale og delta på møter kan bidra til at vi opplever å være produktive. Derfor verger vi oss for å avslå, særlig hvis det er faste møter.

Løsningen er færre, og kortene møter. Gjør det til en vane å utfordre om det virkelig er nødvendig å ha møte neste gang, eller om vi skal droppe det og spare verdifull tid.

5. Hukommelsessvikt

Altfor ofte ender vi opp med å snakke om de samme tingene om og om igjen, bare fordi ingen husker hva som ble diskutert sist.
Gjør alltid en oppsummering på slutten av møtet og skriv et kort referat. Det er nyttig også for dem som ikke var med på møtet.

6. Kollektiv handlingslammelse

Selv om vi alle opplever det samme (bortkastet møte), antar vi ofte at vi er den eneste som har det sånn. Derfor fortsetter vi i samme tralten med dårlige møter, uten å ta tak i det.

Del dine frustrasjoner og tilbakemeldinger åpent slik at dere i fellesskap kan identifisere og luke bort uproduktive møter.

Til sist:

Psykologiske fallgruver er ofte ubevisste og universelle. En større forståelse for hvorfor vi reagerer som vi gjør kan bidra til å frigjøre tid i kalenderen, skape bedre møtekultur og smartere arbeidsprosesser. Ta tak i det nå, se gjennom kalenderen og vurder om det er noen møter som bør avlyses.

Catherine Lemaréchal
Følg meg
Artikler av Catherine Lemaréchal (alle)

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Alle artikler

alkohol på arbeidsplassen

Hvorfor vi skal snakke om alkohol på arbeidsplassen

|
Muliggjørerne er sånne som deg og meg, vi som legger til rette for alt fra vinlotteri og fri bar på julebordet, for så å se gjennom fingrene med bakrusen på jobb dagen etter.
Vil du ha en tirsdag? Værsågod! Ta fire!

Vil du ha en tirsdag? Værsågod! Ta fire!

|
Gjennom hele november har du blitt mast på om å kjøpe. tilt.work går motstrøms. Vi vil ikke ha noe av deg, men vi vil gjerne gi bort fire tirsdager.
eldrebølgen som ressurs

Slik skal eldrebølgen bli en positiv ressurs

|
En unik gruppe er under oppseiling i Larvik. Visdomsprenørene samler eldre med skapende livskraft.
myndiggjort kommunikasjon

Myndiggjort kommunikasjon i praksis

|
I myndiggjort kommunikasjon vil du opptre på samme måte til kunder, medarbeidere, kolleger og dine foresatte.
sju paradokser i ledelse

Syv paradokser i ledelse

|
Ledelse er forbasket vanskelig. Det er en rolle full av selvmotsigende forventninger. Her er syv slike.
dysfunksjoner i ledergruppa

5 dysfunksjoner i ledergruppen

|
5 dysfunksjoner som alle gir en rekke uheldige virkninger. Sjekk om det gjelder din ledergruppe.
komplekse utfordringer

Om å møte kompleksitet med enkelhet

|
Må komplekse utfordringer møtes med komplekse løsninger?
tillit til

Tillit og tålmodighet

|
Det kan være sårende ikke å bli vist tillit. Da er det viktig å huske at motsatsen til tillit ikke trenger være mistillit. Det kan like gjerne være at den det gjelder, trenger mer tid til å høste sine erfaringer om hvem han eller hun har med å gjøre denne gangen.
8 kilder til konflikt på jobben

8 kilder til konflikt på jobben

|
«Du ville ikke gitt en arm for jobben din. Hvorfor da gi en del av din sjel?» Verdier, integritet, mennesketyper og andre kilder til konflikt.
Tirsdag er A-HA!-dag

Tirsdag er A-HA!-dag

Hver tirsdag siden 2010 har tusenvis av abonnenter fått ukebrevet Tirsdag morgen i sin innboks. Noen blir inspirert, noen blir provosert, mange får en eller flere a-ha!-opplevelser. Meld deg på her. Det er gratis. 

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: