Påbudsrommet, forbudsrommet og mulighetsrommet

Ikke utsett den vanskelige samtalen

av | 30. august 2021 @ 06:50

Den vanskelige samtalen
Foto: Gerd Altmann, Pixabay
Den ansatte sprang rasende ut døren mens det siste spørsmålet han stilte, ble hengende i lufta: «Hvis dette har vært vanskelig for deg så lenge, hvorfor har du ikke sagt noe før?»

«Det som skjer på den avdelingen nå, fungerer ikke for meg, og ikke for de andre i bedriften, men jeg kvir meg for å ta det opp. Tenk om det hele går fra vanskelig til enda verre?»

I min arbeidshverdag er varianter over dette utsagnet mer vanlige enn uvanlige i samtalene jeg har med ulike ledere. Fellesnevneren er den vanskelige samtalen de vet de bør eller må ta initiativ til, og som de av ulike grunner skyver foran seg.  

Hvorfor har du ikke sagt noe før?

For noen år siden fikk jeg en telefon fra en leder som faktisk tok den samtalen, tre kvart år etter at hun hadde kjent på ubehag første gang.

Den ansatte hadde i løpet av disse månedene strukket strikken litt og litt lenger, og tatt seg mer og mer til rette. Da hun som leder endelig satte foten ned, og beskrev hvordan hun selv opplevde denne utviklingen over tid, hadde samtalen endt i katastrofe.

Den ansatte sprang rasende ut døren mens det siste spørsmålet han stilte, ble hengende i lufta: «Hvis dette har vært vanskelig for deg så lenge, hvorfor har du ikke sagt noe før?»

Fra mitt ståsted er dette et viktig og relevant spørsmål, som jeg tror jeg også vet svaret på: Hun visste ikke hvor hun skulle begynne, og på hvilken måte hun skulle forberede seg.

Dialogen med denne lederen førte til en ryddeprosess i hodet mitt, som endte opp i et bilde av tre ulike rom det er viktig å ha et forhold til allerede i forberedelsesfasen:

  • Påbudsrommet: Hva du ALLTID må gjøre eller ta stilling til før og under ei slik samtale.
  • Forbudsrommet: Hva du ALDRI må gjøre eller si i tilknytning til den vanskelige samtalen.
  • Mulighetsrommet: Hvordan skape dialog og endringsvilje/-evne både i og i etterkant av selve møtesituasjonen.

Påbudsrommet

Påbudsrommet handler i all hovedsak om å skape gode og tydelige rammer rundt et nødvendig møte, både formelt og mellommenneskelig. 

Her snakker vi om en møteinnkalling med forvarsel om tid, sted, hvem som er med og hva som blir tema på møtet, og, avhengig av alvorlighetsgrad, muligheten for den ansatte til å ta med seg en tillitsvalgt.

Som ledere har vi rett, men også plikt, til å ta opp vanskelige saker knyttet til atferd eller jobbutførelse. Men den det gjelder skal også ha muligheten til å møte forberedt.

Forbudsrommet

Forbudsrommet er sterkere knyttet til vår egen atferd i lederrollen. Det viktigste forbudet av alle slik jeg ser det, er rammeglidning fra lederens side.

Det er grunnleggende viktig å holde seg til saken og til definert ramme for møtet, alltid!

Det burde vært strengt forbudt å starte setninger med «Og dessuten, …» der vi henviser til gamle, oppgjorte saker eller private forhold utenfor jobb. Slike innspill flytter fokus i samtalen og svekker den ansattes tillit, både til leders intensjon og dømmekraft, men også til muligheten for en konstruktiv dialog videre framover.

En annen gang fikk jeg en telefon fra en kvinnelig rusavhengig som nylig var utsatt for en slik samtale med sin avdelingsleder. Samtalen hadde gått helt fint fram til denne lederen mer enn antydet at hun i sin nåværende tilstand var en dårlig mor. Det lederen ikke forsto, var at denne kvinnen fullt ut var klar over egen utilstrekkelighet på flere områder i livet. Samtidig hadde hun et sterkt behov for å skille disse arenaene fra hverandre, slik at hun i det minste kunne mestre jobben. Det er vanskelig å gjenopprette tillit etter en slik samtale.

Et annet forbud handler om manglende jeg/du-sortering. Når vi begynner å beskrive andre mennesker gjennom å fortelle dem hva de tenker og føler, og hvilke intensjoner som ligger bak atferden deres, har vi tråkket over.  Her lener jeg meg til Mia Törnblom, som er helt tydelig på dette området: «Du gör fel, men du er inte fel.»  

Som ledere har vi både plikt og rett til å påpeke og korrigere atferd. 

Drivkraften bak denne atferden kan vi i beste fall gjette på, eller etterspørre, men vi har ingen rett til å presentere «fasiten» i form av påstander. I det øyeblikket er det vår atferd som hører hjemme i forbudsrommet.

Mulighetsrommet

Det største rommet, mulighetsrommet, har plass til et rikholdig sett av verktøy av typen respekt og gode forberedelser, tydelige rammer for møtet, sortering av innhold, roller, mål, handlingsplaner og oppfølging. Og ikke minst åpne spørsmål og konkrete tilbakemeldinger der vi skiller mellom observasjon og tolkning.

Ta den vanskelige samtalen tidlig nok

Likevel, det aller viktigste er trolig å ta tak i uønsket eller uheldig atferd så tidlig som mulig, i respekt for at den det gjelder har både evne og vilje til å justere seg.  Hvis vi venter (for) lenge oppstår det en risiko for at:

  1. Vi utsetter enda lengre, fordi vi har et forklaringsproblem knyttet til at vi ikke har tatt opp disse tingene før.
  2. Flere opplevelser legger seg oppå hverandre, og vi har allerede begynt å tvile på realismen i en snuoperasjon.
  3. Den ansatte vil oppleve det som vanskelig at han eller hun over tid har vært tema uten å være involvert, og dermed har mistet muligheten til å forklare, beklage og korrigere egen atferd.
  4. Løpet kan vært kjørt, og verdifulle ressurser forsvinner ut av organisasjonen fordi man ikke har tatt den vanskelige samtalen tidligere.

LES OGSÅ: Nødlandingstips for ledere som har utsatt samtalen så lenge at det blir en «vanskelig samtale»

Følg Hedvig
Artikler av Hedvig Rognerud (alle)

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Noen av våre forfattere

682 posts
Paal Leveraas er sjefreflektør og -redaktør i tilt.work og gründer av blant annet tilt work AS, digi.no og Leveraas AS. Ta kontakt med Paal enten du trenger et foredrag, en sparringpartner i ditt lederskap eller en som kan hjelpe deg å få budskapet ut i verden. Eller alt over.
View Posts →
55 posts
Hedvig Rognerud er forretningsutvikler, ledercoach, prosessleder og foredragsholder i Fossekall AS på Lillehammer. Hedvig skriver om språk som lederverktøy for tilt.work.
View Posts →
32 posts
Atle skriver om coaching og kommunikasjon.
View Posts →
24 posts
Bjørn Z. Ekelund er psykolog. Han står bak "Diversity Icebreaker". Han skriver jevnlig for tilt.work, og er en del av ekspertpanelet.
View Posts →
18 posts
Herman Berg er redaksjonssjef i tilt work AS.
View Posts →
14 posts
Tom Georg Olsen skriver jevnlig om ledelse med fokus på tillitsbasert ledelse. Han er konserntjener i Miles, og sitter også i styret i tilt work AS.
View Posts →
13 posts
Thomas Nygaard er daglig leder i tilt work AS. Han er mangeårig leder i forlagsbransjen, hvor han to ganger har eliminert sin egen jobb. Han er blitt ekspert på å omstrukturere virksomheter på en måte som ivaretar verdiene.
View Posts →
12 posts
Hans Jacob Christensen har lang fartstid i norsk og internasjonal HR. Her i tilt.work vil han utforske kjernen i HR, utfordre noen etablerte sannheter i faget og gjerne skape debatt.
View Posts →
11 posts
Walaa Abuelmagd skriver om mangfold i tilt.work.
View Posts →
7 posts
Jan-Erik Sandberg skriver om hvordan vi kan gjøre mangfold i arbeidslivet til et aktivum. Han lever hva han lærer som "ikke helt A4 selv".
View Posts →
7 posts
Gerd Jorunns misjon som skribent i tilt.work og Tirsdag morgen har vært å avlive myter om ledelse.
View Posts →
7 posts
Mai-Britt jobber med rekruttering i en internasjonal organisasjon. Hun skriver om rekruttering og ledelse i tilt.work.
View Posts →
5 posts
Rune skriver om medarbeiderskap.
View Posts →
5 posts
Elin Ulset er en engasjert og nær leder som er levende opptatt av kommunikasjon, ledelse og adferd. Elin har vokst opp i HR-kommunikasjon, både fra Aftenposten, digitale medier og mediebyrå. Hun balanserer det faglige med lederskap, og lederskap med familie, og hun trives godt i alle sfærene.
View Posts →
5 posts
Catherine Lemaréchal eier og driver Ticato AS. Hun er rådgiver og NLP-coach og skriver om kommunikasjon, merkevarebygging og tidsmestring. Catherine kan hjelpe deg å oppnå mer enn du tror du kan. Hun holder kurs og foredrag, og mest populært nå for tiden er kurset: Gi f*** for flinke piker.
View Posts →
5 posts
Ph.d. og professor II Glenn Hole er direktør i IT-selskapet Skill. Han skriver om mangfold i arbeidslivet.
View Posts →
4 posts
Eva Jarbekk er en av våre fremste juridiske eksperter på personvern og GDPR.
View Posts →
3 posts
Esben Keim driver rådgivingsselskapene Vital Few og OSS. Han skriver om presterende team, resultatledelse/OKR, mangfold og kundefokus her på tilt.work.
View Posts →
3 posts
Jeanette Høie er desksjef i tilt.work. Hun har lang fartstid som journalist og vaktsjef i dagspressen. Hun har godt grep om ulike digitale fortellerteknikker. I tillegg er hun gründer-in-spe.
View Posts →
3 posts
Arne Jensen er generalsekretær i Norsk redaktørforening.
View Posts →
3 posts
Annar er en nestor i norsk lederutvikling med mer enn 30 års fartstid.
View Posts →
2 posts
Isabelle er senterleder for kraftsentret Forandringhuset. Hun er mentor og utviklingsansvarlig for ungdommer i Oslo.
View Posts →
2 posts
Sissel Naustdal leder MadeToGrow og er brennende engasjert i utvikling av menneskers potensial
View Posts →
2 posts
Anne 🌱 Reknes hjelper mennesker med å finne, få eller skape sin drømmejobb, og deler tips, tricks, teknikker, verktøy og metoder her i tilt.work.
View Posts →
2 posts
Christine er kursutvikler og foredragsholder med et stort lærerhjerte og masse kjærlighet til god tekst. Hun driver firmaet Tekstdoktor og underviser i digital markedsføring og journalistikk på Høyskolen Kristiania.
View Posts →
2 posts
Stikkordet for Cathrines arbeid med lederutvikling er "praktisk hverdagsledelse".
View Posts →
2 posts
Ole Kristian Sivertsen er CEO i selskapet Desert Control. Han har lang fartstid fra selskap som Citrix, RES Software, Sun Microsystems, Telenor, EVRY og Global Eagle. I dag har han dedikert seg til teknologi som løser klimautfordringer.
View Posts →
2 posts
Jostein Borgmo er til daglig eier og kreativ direktør i Suburbia og har dessuten nesten 80.000 følgere på Instagram.
View Posts →
1 posts
Herminia Ibarra er professor ved London Business School og forfatter av fagbøker om ledelse og organisasjonsutvikling.
View Posts →
1 posts
Umid skriver om tjenende lederskap og selvledelse.
View Posts →
1 posts
Nils Petter Nordskar er tidligere reklamemann. I dag holder han kurs, foredrag og utgir dessuten nyhetsbrevet "Lykkes med ideer".
View Posts →
1 posts
Ingar Roggen er sosiolog og beskrives som en av de europeiske pionerene for sosial informatikk. Arbeidsfeltet omfatter blant annet det sosiale aspektet av det virtuelle rommet, sosial analyse av internett og samspillet mellom menneske og datamaskin. I 1996 introduserte han sosiologien på nettet, websosiologi, som en nettvitenskap.
View Posts →
1 posts
Håkon er opptatt av personlig utvikling, drivkraft og glede. Han er sertifisert NLP Master Practitioner, og skriver og tilbyr tjenester for personlig vekst.
View Posts →
1 posts
Jørgen Lund jobber med endringsledelse gjennom eget selskap.
View Posts →
1 posts
Jan Sollid Storehaug er digital strategirådgiver. Han er også en mye brukt foredragsholder.
View Posts →
1 posts
Ola hjelper virksomheter å jobbe med temaer rundt helse, kulturbygging og spons og tilbyr også underholdende, bevisstgjørende og motiverende foredrag/webinar.
View Posts →
1 posts
Bjørn O- Hopland er eier og daglig leder av Smart Endring AS.
View Posts →
1 posts
Eli jobber i Fossekall AS. Hun har siden 2001 også drevet eget idé- og kommunikasjonsbyrå. Hun brenner for vekst og utvikling i bedrifter, og ser raskt muligheter og det unike. Hun veileder bedrifter i strategiprosesser, fremtidens bærekraftige forretningsmodeller, produkt/ markedsoptimalisering, forbedrer verdiløfter, bedriftskultur og innovasjonsskapende faktorer/team.
View Posts →
1 posts
Kevin er Corporate Storyteller, Content Strategist og Awareness@Work Consultant. Han skriver om nærværingslivet her i tilt.work.
View Posts →
1 posts
Cathrine Foss Stene er en erfaren team- og lederutvikler og har jobbet med og i mange av de største norske virksomhetene.
View Posts →
1 posts
Kari har en bachelor i statsvitenskap med fordypning i menneskerettigheter og flerkulturell forståelse. Hun går nå en modulbasert master i voksnes læring på NTNU. Hun er utdannet NLP Business Practitioner (Kreativ Ledelse og Coaching nivå A) hos UiA/Coachteam.
View Posts →
1 posts
Kathra er COO i oppstartselskapet Generation Mobility samt teamleder i bydel Gamle Oslo.
View Posts →
1 posts
Kristin er partner og markedssjef i MetaResource. Hun beskriver seg som en stolt "potet" som kan mye om mye og ofte finner løsninger eller nettverk som kan bidra. Hun skriver om mentale muskler i hverdagen.
View Posts →
1 posts
Thor Ivar Forsland er coach og karriereveileder hos Frisk Utvikling.
View Posts →
1 posts
Data Scientist med bred, internasjonal bakgrunn.
View Posts →
1 posts
Thomas skriver om tankesett, metoder og verktøy for morgendagens ledere.
View Posts →
1 posts
Jørn Bue Olsen er rådgiver og forfatter i ledelse og etikk Ekon, Dr., siv.ing. og førsteamanuensis ved Oslomet (Etikk og bedriftenes samfunnsansvar). Olsen skrev doktorgrad om etiske dilemmaer for ledere i konkurranseutsatt virksomhet der Hauge-caset er eksempel på kombinasjon av lønnsom verdiskapning og anvendt etikk. Olsen holder foredrag om «Hauge som fyrtårn for norske bedrifter i dag». Utga i 2020 ny bok, «Næringslivsetikk og samfunnsansvar», i samarbeid med Henrik Syse. Leif-Runar Forseth er rådgiver og forfatter innen ledelse, gründervirksomhet og etikk. Han har doktorgrad i teoretisk fysikk og mastergrad i filosofi, tema etikk og lederskap. Ny bok, "Naturlig lederskap", kom i 2020.
View Posts →
1 posts
Jeanette Luytkis er sertifisert profesjonell coach og ledelsesrådgiver. Hun leverer individuelle coaching og treningsopplegg, med spesialisering på lederskap, personlig vekst og innovativ forretningsutvikling.
View Posts →

Tirsdag er A-HA!-dag

Tirsdag er A-HA!-dag

Hver tirsdag siden 2010 har tusenvis av abonnenter fått ukebrevet Tirsdag morgen i sin innboks. Noen blir inspirert, noen blir provosert, mange får en eller flere a-ha!-opplevelser. Meld deg på her. Det er gratis. 

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: