Samspillet mellom virtuelt kontor og fysisk kontor

Jippi! Endelig tilbake på kontoret. Eller?

av | 16. juni 2021 @ 06:00

Tilbake til kontoret
Illustrasjon: Joseph Mucira, Pixabay
Etablerte uformelle maktsystemer var ikke lenger til stede. De var satt ut av funksjon. Det kom nye spilleregler. Det kom fram nye helter.

Når vi nå gradvis skal vende tilbake på kontoret, vil ansatte ha ulike behov og meninger. Vi har innsett at arbeidslivet ikke vil bli som det var. Sammen skal vi utforme den Nye normalen.

Jeg har hatt den gleden av å lede de første seminarene med ansatte som ikke har møtt hverandre fysisk det siste året. Både gleden og spenningen var til å ta og føle på. Noen hadde satt på flere vekkerklokker for å være sikre på at de våknet. Nystrøkne klær var lagt fram dagen i forveien. Noen hadde sovet dårlig om natten. En person brukte en time på eget kontor alene, for å gjenkjenne kroppen i sitt rette element før han skulle treffe de andre. «Det var som om det skulle være første dag på skolen,» var det en som sa.

Det Nye normale

Når vi kommer tilbake på skolen etter en lang sommerferie spør vi hverandre: Hva har du gjort i ferien? Vi har lyst til å høre fra våre venner om det ble noe av drømmene og planene som ble lagt før ferien. Men vi har ikke vært på en årlig planlagt sommerferie. Mange av oss har hatt et års fravær av det fysiske arbeidsfellesskapet. Og, dette året startet ikke med planer og drømmer. Det kom brått. Vi ble utsatt for noe ingen hadde på ønskelisten. Sjokk, vantro, benekting var de vanlige reaksjonene. Man så fram til at det skulle gå over. I stedet ble det gjentagne utsettelser av tilbakevending til det normale.

Etter hvert forsto vi at det ble ikke en tilbakevending til det normale. Vi snakket om det Nye normale. Vi forsto at det store antallet av hjemmekontorister, den lange varigheten av fraværet og de nye teknologiske plattformene gjorde at vi ikke kom til å vende tilbake til hvordan det var. Vi hadde kollektivt fått et masse-kurs i praksisbasert læring i virtuelt samarbeid. Noen meldte seg ut av denne læringen, noen falt av, andre slet seg gjennom møter og ble vant til å høre «Du må «unmute». Andre igjen så dette som en anledning til å briljere med sin teknologiske kompetanse. Etablerte uformelle maktsystemer var ikke lenger til stede. De var satt ut av funksjon. Det kom nye spilleregler. Det kom fram nye helter.

Vi er forskjellige

Vi har hatt en felles erfaring i form av fravær på arbeidsplassen. Vi har delt informasjon, men samtidig levd et år i forskjellige virkelighetsverdener. Noen har levd mye alene, andre har funnet fram til større åpenhet og nærhet til de nærmeste i familien. Noen har fått bedre tid til å fokusere på sine egne arbeidsoppgaver, andre mistet den sosiale arenaen som definerte hvem de var og hva de var gode for.

Vi har hatt forskjellig hjemmemiljø. Vi er forskjellige mennesker som ser, oppfatter og verdsetter forskjellig. Når vi da har hatt ulike erfaringer, hver av oss i vårt eget hjemmekontor-univers, er det sannsynlig at medlemmene av organisasjonen har ulike ønsker med basis i den unike læringsprosess de har vært gjennom.

Det har vært sagt i mange år at den digitale verden vil være det stedet der de introverte endelig kunne få større innflytelse. Det synes å bli et allment krav om at hvis det er mulig å arbeide hjemmefra – så bør det være anledning til å gjøre det noen dager i uken. Hvilke oppgaver egner seg på hjemmekontor – og hvilke oppgaver foretrekker vi å gjøre på arbeidsplassen? Og, er det forskjell på disse ønskene avhengig av grad av utadvendhet?

Dette var spørsmål som vi i Human Factors As ønsket å finne ut av. Vi har en tradisjon der vi bruker en psykologisk test som forteller om kommunikasjonspreferanser. I vår språkverden snakker vi om Rød, Blå og Grønne preferanser. Vår forskning viser at de Røde er de mest ekstroverte, de Blå mest introverte og de Grønne er midt imellom. Vi tror at det å samsnakke om forventinger og ønsker om samarbeid når vi nå kommer tilbake til den nye normalen, tilbake til kontoret, vil blir formet av slike preferanser. Vi gjennomførte derfor en kundeundersøkelse med ca. 50 deltakere i april.

LES OGSÅ: Hva betyr din personlighetstype for hvordan du mestrer hjemmekontoret?

To hovedspørsmål

Det vokste fram to hovedspørsmål for vår undersøkelse:

  1. Hva er samspillet og balansen mellom virtuelle og fysiske samhandlingsarenaer?
  2. Hvordan kunne samspillet føre til at ansatte ønsket å arbeide hjemmefra og ikke på arbeidsplassen?

Vi spurte om preferanser for de ulike oppgavene med tanke på hjemmekontor eller på arbeidsplassen. De oppgavene som fikk høyest rangering som best egnede til fysisk arbeidsplass var knyttet til å:

  • bygge fellesskap
  • bygge relasjoner til kolleger
  • skape psykologisk trygghet
  • håndtering av person-konflikter
  • kreativitets- og endringsprosesser.

Vi ser her den klare favoriseringen av de sosiale prosessene som viktig i et fysisk arbeidsfellesskap.

Undersøkelse fordeler med hjemme-/virtuelt kontor.
Undersøkelse utført av Enalyzer/Human Factors.

Fra et hjemmekontor var det en tydelig favorisering av utføring av oppgaver og det å arbeide fokusert. Det var også en stor åpenhet for å gjennomføre en del møter i en virtuell setting.

Når det gjelder de personlige forskjellene fant vi at introverte gjerne ville løse både person- og sakskonflikter på arbeidsplassen, mens ekstroverte ikke var like opptatt av det.

Ekstroverte bør tenke over adferd

Å be om hjelp og uttrykke uenighet mente mange introverte kunne gjøres på en ok måte både hjemmefra og i arbeidsfellesskapet. De introverte ga også uttrykk for at de i større grad kunne være seg selv i en hjemmesituasjon enn i et kontorfellesskap. Dette kan tyde på at de utadvendte skaper normer i det sosiale fellesskapet som setter begrensninger på introvertes anledning til å by på seg selv. Dette er et læringspunkt med tanke på psykologisk trygghet og kreativitet på arbeidsplassen. Det illustrerer at ekstroverte bør være oppmerksomme på hvordan egen atferd kan påvirke andre.

Dette var en liten undersøkelse med ca. 50 personer. Derfor er det en undersøkelse til ettertanke og refleksjon. Den peker på noen problemstillinger og muligheter der man må forvente at ansatte har ulike meninger. Enhver organisasjon og avdeling må finne fram til en balanse som passer deres oppgaver og ansattes ønsker når flere skal tilbake på kontoret. Store variasjoner i ønsker og praksis behøver ikke å være et problem så lenge deltakerne finner en god rolle i samspill med andre – og at det samtidig er en omforent forståelse av disse forskjellene og det ideelle samspillet.

Lykke til med samtalene for å finne fram til deres egen lokale forståelse av den nye normalen.

Min egen opplevelse

Jeg hørte til de som mistet den sosiale rollen som seminarleder i et rom med mennesker i rask interaksjon. Jeg var vant til en hverdag der forståelse av blikk-kontakt og non-verbale signaler var sentralt. Observasjon av samspill mellom deltakerne ga meg en unik anledning til å forstå det som egentlig skjedde bak ordene. Jeg brukte min kropp, bevisst og ubevisst, når jeg instruerte og inviterte til dialog og deltakelse.

Å være seminarleder er en praksisbasert yrkesrolle der timene preges av kroppslig og intellektuell mestring, overraskelser, humor og improvisasjon. Det kjentes på kroppen når jeg hadde min første dag. Det kjentes på kroppen at den kom tilbake i sitt naturlige habitat. I den setting kunne jeg bruke hele meg. Jeg er nok litt mer ekstrovert enn introvert.

Bjørn Z. Ekelund
Følg Bjørn
Artikler av Bjørn Z. Ekelund (alle)

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Alle artikler

kunsten å si nei

Kunsten å si nei med stil

|
Synes du det vanskelig å si nei uten å få dårlig samvittighet? Kanskje blir det lettere om du tenker at det å si nei nå er det minste ubehaget.
spilleregler

Det verste er ikke at han er slem, men at han er snill også

|
I det øyeblikket du aksepterer andre spilleregler for hva som er rett og galt enn de du selv tror på, er maktubalansen et faktum.
Mysteriet HR

Mysteriet HR

|
Moderne HR er misforstått. Og de misforstår seg selv.
HR funksjon elelr magiker?

Hva jobber du egentlig med?

|
Fortell meg hva din tittel er og jeg skal si deg hva du gjør. Eller…?
hybrid hverdag

Sosialisering i den hybride hverdag

|
Den hybride hverdag krever at ledere og HR-ansvarlige klarer å skape en felles kultur for læring og at ansatte er villige til å reflektere over sine egne verdisett.
styrkebasert ledelse

Problemet med styrkebasert ledelse

|
Parolen «kartlegg dine styrker og bygg videre på egenskaper du allerede er god på» er lettsolgt. Latskap er lett å like.
Det er en usikker tid. Men det er den tiden vi har

Det er en usikker tid. Men det er den tiden vi har

|
Jeg er egentlig en ganske ubekymret fyr. Men nå, ved inngangen til 2022, kjenner jeg at vi trenger mer enn et lyst sinn. Hva tenker du?
sinna på jobb

Hva gjør vi med sinnamenneskene i organisasjonen?

|
Å føle det vi føler, er en rett. Å eksponere følelsene ufiltrert er ingen rett.
samarbeid på tvers

Knus siloene og åpne øynene for andres perspektiver

|
Til syvende og sist handler samarbeid på tvers av fag om å verdsette det som er på utsiden av ens egen lille verden.

Litt klokere hver tirsdag?

Få en ukentlig mental vitamininnsprøytning rett i din innboks. 

Gratulerer! Du står på listen. Ses på tirsdag!

Alltid på en tirsdag

«Jeg har fått en slags tirsdagsforventning», sa en abonnent. tilt.works ukebrev Tirsdag morgen er antagelig en smule vanedannende, men gode vaner kan man gjerne legge tll seg. Skaff deg selv en god ukentlig vane i dag — rett i din innboks! Alltid på en tirsdag, og nå også med en oppsummering av de siste sakene en annen dag i uka.

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

%d bloggere liker dette: