Buddy eller bøddel?

Nødlandingstips for ledere som har utsatt samtalen så lenge at det blir en «vanskelig samtale»

av | 1. april 2021 @ 10:00

Bildet er tatt av S. Hermann & F. Richter fra Pixabay
Den vanskelige samtalen er vanskelig. Du er leder, det stilles forventninger til deg fra dine overordnede og øvrige ansatte. Ballen er hos deg og du må ta den. Hva gjør du?

Du skal som leder innkalle en medarbeider til en vanskelig samtale. Men for hvem er den vanskelig? For deg som konfliktsky leder er den vanskelig fordi du er usikker på om den ansatte vil kjenne seg igjen i at dette er et problem. Eller er det vanskelig fordi du ikke vet hvordan vedkommende vil ta det? Kanskje den er vanskelig fordi du burde tatt grep tidligere, da problemet var mindre. Eller kanskje den ansatte står i en vanskelig livssituasjon og ikke tåler ytterligere belastning? Eller er det slik at du er usikker på om du overreagerer på et problem?

Den vanskelige samtalen er nettopp det – vanskelig. Så hva gjør du? Ja, for noe må du gjøre. Du er leder, det stilles forventninger til deg fra dine overordnede og øvrige ansatte. Ballen er hos deg og du må ta den. 

Bøddel eller buddy?

Start med å forberede deg. Tenk på alle mulige utfall i ulike faser av samtalen. Jo bedre forberedt, jo større er muligheten for å unngå å bruke feil ord.

La oss begynne med det viktigste. Har du allerede bestemt deg for hvor dette skal ende? Er det starten på en oppsigelsesprosess eller er målet å rettlede vedkommende? Det er lett å si at rettledning er målet, men vær ærlig med deg selv.

Er kravene fra resten av organisasjonen at vedkommende må ut, må du tenke deg godt om før du går i prosess – du buddy eller bøddel? Om du er det siste må du for all del ikke gi håp til den ansatte. Da er jobben din å avvikle vedkommende på en human måte der for mye innpakningspapir bare vil oppfattes som falskt og feigt. Er beslutningen allerede tatt, så start med konklusjon og bygg opp med argumentasjon. 


Samtalen som blir tatt tidlig nok

Artikkelen burde egentlig hete «den ikke så veldig vanskelige samtalen». Dette er samtalen som blir tatt før problemet har vokst seg for stort. Dette er samtalen med en person hvor man kan starte med at det er menneskelig å feile og at det kanskje er det vi lærer mest av. Dette er samtalen hvor en kan starte med å betrygge den ansatte med at «dette løser vi hvis du bare tar noen grep».

La oss ta et eksempel. En kollega har klaget på den beste selgeren i firmaet i forhold til uønsket seksuell tilnærming. Klageren har kviet seg for å si fra, men føler at selgeren ikke tar et hint og setter henne i en situasjon som gjør det vanskelig for henne å trives på jobben. Det er ikke snakk om overgrep, men hentydninger som ikke er til å misforstå. Selgeren er en person som lett kan få seg en like godt betalt jobb hos konkurrenten, og det skaper et økonomisk aspekt inn i saken.

Du innkaller selgeren og du har sovet dårlig natten i forveien. Her må ordene veies på gullvekt …

Selgeren går umiddelbart i forsvarsposisjon og hevder at kollegaen må ha misforstått en fleip Han føler seg helt urimelig anklaget og reagerer på at du i det hele tatt mistenker han for noe slikt. Vi skal ikke gå inn i løsningen på denne saken da det sikkert er mange veier til en god løsning, men la oss se på noen generelle prinsipper med denne casen som bakteppe.

13 tips

  1. Innkallingen til møtet betyr noe. Vurder om det kan være hensiktsmessig å varsle hva samtalen skal omhandle. Dette er ikke et generelt råd, for det kan være gode grunner til at problemet akselererer utenfor din kontroll i perioden frem til møtet. Du vil for eksempel ikke at selgeren i eksempelet over tar opp saken med klageren før møtet.
  2. Tidspunkt er alltid viktig. Book ikke et slikt møte på en fredag og book møtet tidlig på dagen. Ikke la det gå lang tid mellom innkalling og selve møtet og sørg for at det aldri er en helg imellom. Det kan bli en unødvendig stor belastning for den som skal konfronteres med et ubehagelig møte, å leve i frykt i dagevis. 
  3. Sted for samtalen må vurderes. Det kan bli tårer, hevet stemme og utagerende kroppsspråk. Sørg for at samtalen finner sted på en uforstyrret plass hvor dere ikke trenger å ta hensyn til omgivelsene.
  4. Hvem bør være med i møtet?  Kan det være lurt å ha med en person fra HR-avdelingen? Er det så alvorlig at du bør stille med juridisk kompetanse? bør andre ledere være med i møtet? Fagforening? Ansattererpresentanter?
  5. Sørg for at ingenting kan avbryte møtet. Slå av telefoner, sørg for at ansatte ikke stikker hodet inn for å spørre om noe, ikke les mail eller SMS mens møtet pågår.
  6. Hold øyekontakt. Vis at du er sterk og ikke unnvikende. 
  7. La den ansatte få tømme seg på sin versjon. 
  8. Noter viktige punkter fra møtet og gjenta dem for å bekrefte at du har oppfattet rett
  9. Bli enig om en klar fremdriftsplan. Dersom dette er starten på en oppsigelse er det egne formkrav du må forholde deg til (det er ikke tema for denne artikkelen) men er målet å rettlede inn på riktig spor må det gjøres en tydelig forventningsavklaring med klar tidsramme. 
  10. Ha en medmenneskelig tilnærming. Uansett alvorlighetsgrad finnes det grunner til at ting har blitt som det har blitt. Skill sak og person. En handling kan være uakseptabel, men det er handlingen som er feil og ikke hele mennesket. Total fordømmelse er å be om skyttergravskrig. 
  11. Skriv en oppsummering etter møtet med hva du oppfatter at dere er enige og uenige om. Skrivet må gjerne underskrives, men jeg mener det kan være å overdramatisere saken, dersom rettledning er målet.
  12. Avklar hvem som vet noe om saken. Den ansatte skal ikke gå rundt og være usikker på hvem som vet hva og frykte baksnakking.
  13. Ikke la problemet bli mer enn 2 uker gammelt. En venn av meg som var leder for et stort reklamebyrå fortalte meg for flere år siden at han hadde medarbeidersamtale hver 14. dag og at de bare varte 20 minutter. Det gjør at et problem aldri er mer enn to uker gammelt, som han sa, og da er det ofte mulig å ta grep før saken eskalerer. 

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Noen av våre forfattere

676 posts
Paal Leveraas er sjefreflektør og -redaktør i tilt.work og gründer av blant annet tilt work AS, digi.no og Leveraas AS. Ta kontakt med Paal enten du trenger et foredrag, en sparringpartner i ditt lederskap eller en som kan hjelpe deg å få budskapet ut i verden. Eller alt over.
View Posts →
51 posts
Hedvig Rognerud er forretningsutvikler, ledercoach, prosessleder og foredragsholder i Fossekall AS på Lillehammer. Hedvig skriver om språk som lederverktøy for tilt.work.
View Posts →
32 posts
Atle skriver om coaching og kommunikasjon.
View Posts →
24 posts
Bjørn Z. Ekelund er psykolog. Han står bak "Diversity Icebreaker". Han skriver jevnlig for tilt.work, og er en del av ekspertpanelet.
View Posts →
18 posts
Herman Berg er redaksjonssjef i tilt work AS.
View Posts →
12 posts
Tom Georg Olsen skriver jevnlig om ledelse med fokus på tillitsbasert ledelse. Han er konserntjener i Miles, og sitter også i styret i tilt work AS.
View Posts →
12 posts
Thomas Nygaard er daglig leder i tilt work AS. Han er mangeårig leder i forlagsbransjen, hvor han to ganger har eliminert sin egen jobb. Han er blitt ekspert på å omstrukturere virksomheter på en måte som ivaretar verdiene.
View Posts →
12 posts
Hans Jacob Christensen har lang fartstid i norsk og internasjonal HR. Her i tilt.work vil han utforske kjernen i HR, utfordre noen etablerte sannheter i faget og gjerne skape debatt.
View Posts →
11 posts
Walaa Abuelmagd skriver om mangfold i tilt.work.
View Posts →
7 posts
Gerd Jorunns misjon som skribent i tilt.work og Tirsdag morgen har vært å avlive myter om ledelse.
View Posts →
7 posts
Mai-Britt jobber med rekruttering i en internasjonal organisasjon. Hun skriver om rekruttering og ledelse i tilt.work.
View Posts →
6 posts
Jan-Erik Sandberg skriver om hvordan vi kan gjøre mangfold i arbeidslivet til et aktivum. Han lever hva han lærer som "ikke helt A4 selv".
View Posts →
5 posts
Rune skriver om medarbeiderskap.
View Posts →
5 posts
Elin Ulset er en engasjert og nær leder som er levende opptatt av kommunikasjon, ledelse og adferd. Elin har vokst opp i HR-kommunikasjon, både fra Aftenposten, digitale medier og mediebyrå. Hun balanserer det faglige med lederskap, og lederskap med familie, og hun trives godt i alle sfærene.
View Posts →
5 posts
Catherine Lemaréchal eier og driver Ticato AS. Hun er rådgiver og NLP-coach og skriver om kommunikasjon, merkevarebygging og tidsmestring. Catherine kan hjelpe deg å oppnå mer enn du tror du kan. Hun holder kurs og foredrag, og mest populært nå for tiden er kurset: Gi f*** for flinke piker.
View Posts →
5 posts
Ph.d. og professor II Glenn Hole er direktør i IT-selskapet Skill. Han skriver om mangfold i arbeidslivet.
View Posts →
3 posts
Esben Keim driver rådgivingsselskapene Vital Few og OSS. Han skriver om presterende team, resultatledelse/OKR, mangfold og kundefokus her på tilt.work.
View Posts →
3 posts
Jeanette Høie er desksjef i tilt.work. Hun har lang fartstid som journalist og vaktsjef i dagspressen. Hun har godt grep om ulike digitale fortellerteknikker. I tillegg er hun gründer-in-spe.
View Posts →
3 posts
Arne Jensen er generalsekretær i Norsk redaktørforening.
View Posts →
3 posts
Annar er en nestor i norsk lederutvikling med mer enn 30 års fartstid.
View Posts →
2 posts
Isabelle er senterleder for kraftsentret Forandringhuset. Hun er mentor og utviklingsansvarlig for ungdommer i Oslo.
View Posts →
2 posts
Sissel Naustdal leder MadeToGrow og er brennende engasjert i utvikling av menneskers potensial
View Posts →
2 posts
Anne 🌱 Reknes hjelper mennesker med å finne, få eller skape sin drømmejobb, og deler tips, tricks, teknikker, verktøy og metoder her i tilt.work.
View Posts →
2 posts
Christine er kursutvikler og foredragsholder med et stort lærerhjerte og masse kjærlighet til god tekst. Hun driver firmaet Tekstdoktor og underviser i digital markedsføring og journalistikk på Høyskolen Kristiania.
View Posts →
2 posts
Stikkordet for Cathrines arbeid med lederutvikling er "praktisk hverdagsledelse".
View Posts →
2 posts
Ole Kristian Sivertsen er CEO i selskapet Desert Control. Han har lang fartstid fra selskap som Citrix, RES Software, Sun Microsystems, Telenor, EVRY og Global Eagle. I dag har han dedikert seg til teknologi som løser klimautfordringer.
View Posts →
2 posts
Eva Jarbekk er en av våre fremste juridiske eksperter på personvern og GDPR.
View Posts →
2 posts
Jostein Borgmo er til daglig eier og kreativ direktør i Suburbia og har dessuten nesten 80.000 følgere på Instagram.
View Posts →
1 posts
Herminia Ibarra er professor ved London Business School og forfatter av fagbøker om ledelse og organisasjonsutvikling.
View Posts →
1 posts
Umid skriver om tjenende lederskap og selvledelse.
View Posts →
1 posts
Nils Petter Nordskar er tidligere reklamemann. I dag holder han kurs, foredrag og utgir dessuten nyhetsbrevet "Lykkes med ideer".
View Posts →
1 posts
Ingar Roggen er sosiolog og beskrives som en av de europeiske pionerene for sosial informatikk. Arbeidsfeltet omfatter blant annet det sosiale aspektet av det virtuelle rommet, sosial analyse av internett og samspillet mellom menneske og datamaskin. I 1996 introduserte han sosiologien på nettet, websosiologi, som en nettvitenskap.
View Posts →
1 posts
Håkon er opptatt av personlig utvikling, drivkraft og glede. Han er sertifisert NLP Master Practitioner, og skriver og tilbyr tjenester for personlig vekst.
View Posts →
1 posts
Jørgen Lund jobber med endringsledelse gjennom eget selskap.
View Posts →
1 posts
Jan Sollid Storehaug er digital strategirådgiver. Han er også en mye brukt foredragsholder.
View Posts →
1 posts
Bjørn O- Hopland er eier og daglig leder av Smart Endring AS.
View Posts →
1 posts
Kevin er Corporate Storyteller, Content Strategist og Awareness@Work Consultant. Han skriver om nærværingslivet her i tilt.work.
View Posts →
1 posts
Cathrine Foss Stene er en erfaren team- og lederutvikler og har jobbet med og i mange av de største norske virksomhetene.
View Posts →
1 posts
Kari har en bachelor i statsvitenskap med fordypning i menneskerettigheter og flerkulturell forståelse. Hun går nå en modulbasert master i voksnes læring på NTNU. Hun er utdannet NLP Business Practitioner (Kreativ Ledelse og Coaching nivå A) hos UiA/Coachteam.
View Posts →
1 posts
Kathra er COO i oppstartselskapet Generation Mobility samt teamleder i bydel Gamle Oslo.
View Posts →
1 posts
Kristin er partner og markedssjef i MetaResource. Hun beskriver seg som en stolt "potet" som kan mye om mye og ofte finner løsninger eller nettverk som kan bidra. Hun skriver om mentale muskler i hverdagen.
View Posts →
1 posts
Thor Ivar Forsland er coach og karriereveileder hos Frisk Utvikling.
View Posts →
1 posts
Data Scientist med bred, internasjonal bakgrunn.
View Posts →
1 posts
Thomas skriver om tankesett, metoder og verktøy for morgendagens ledere.
View Posts →
1 posts
Jørn Bue Olsen er rådgiver og forfatter i ledelse og etikk Ekon, Dr., siv.ing. og førsteamanuensis ved Oslomet (Etikk og bedriftenes samfunnsansvar). Olsen skrev doktorgrad om etiske dilemmaer for ledere i konkurranseutsatt virksomhet der Hauge-caset er eksempel på kombinasjon av lønnsom verdiskapning og anvendt etikk. Olsen holder foredrag om «Hauge som fyrtårn for norske bedrifter i dag». Utga i 2020 ny bok, «Næringslivsetikk og samfunnsansvar», i samarbeid med Henrik Syse. Leif-Runar Forseth er rådgiver og forfatter innen ledelse, gründervirksomhet og etikk. Han har doktorgrad i teoretisk fysikk og mastergrad i filosofi, tema etikk og lederskap. Ny bok, "Naturlig lederskap", kom i 2020.
View Posts →
1 posts
Jeanette Luytkis er sertifisert profesjonell coach og ledelsesrådgiver. Hun leverer individuelle coaching og treningsopplegg, med spesialisering på lederskap, personlig vekst og innovativ forretningsutvikling.
View Posts →

Tirsdag er A-HA!-dag

Tirsdag er A-HA!-dag

Hver tirsdag siden 2010 har tusenvis av abonnenter fått ukebrevet Tirsdag morgen i sin innboks. Noen blir inspirert, noen blir provosert, mange får en eller flere a-ha!-opplevelser. Meld deg på her. Det er gratis. 

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: