Rekruttering:

90 prosent av feilansettelsene kan unngås

Frykten for å løfte opp telefonen og ringe referansene kan koste deg veldig dyrt
Foto: Public Domain
Nesten alle feilansettelser kunne vært unngått hvis de som ansetter var mer bevisst verdien av mange referansesamtaler av høy kvalitet.
Tom Georg Olsen

Ved å gjøre noen enkle grep kan de aller fleste feilansettelser unngås. Jeg har verken forskning eller undersøkelser som dokumenterer det, men basert på egen erfaring og diskusjoner med ledere og HR-personell tipper jeg 90 prosent av alle som viste seg å være feil person for jobben kunne vært silet ut på forhånd.

Feilansettelser er noe av det mest kostbare som fins. Ved å unngå dem tilfaller gevinsten både deg, din organisasjon, og kandidaten.  En måte å unngå feilansettelser er ved å gjennomføre mange referansesamtaler av høy kvalitet. En tommelfingerregel kan være at ingen ansettes uten at det er gjennomført minst ti referansesamtaler.

Rekrutteringsprosessen

Aktivitetene i din rekrutteringsprosess er helt sikkert de samme som i organisasjoner flest. Du leser gjennom kandidatens søknad, CV og papirer. Om du liker det du leser, inviterer du til ett eller flere intervjuer. Deretter gjennomfører du kanskje en personlighetstest. 

«Hvor gjennomtenkt er du med hensyn til antall referansesamtaler, hvordan du velger ut referansene, når i prosessen du kontakter dem, hvem som snakker med referansene og hvordan selve referansesamtalen skal gjennomføres?»

Trolig inviterer du en oppfølgingssamtale der du gir tilbakemelding på testresultatene og samtidig observerer reaksjonene hos kandidaten. En del bedrifter gir også kandidaten en «case» eller flere, som kandidaten må løse der og da eller som hjemmeoppgave.

Avslutningsvis spør du om kandidatens forventninger til betingelser, før du utarbeider et tilbud. I den siste fasen av prosessen sjekker du nok også et par referanser.

Men hvor gjennomtenkt er du med hensyn til antall referansesamtaler, hvordan du velger ut referansene, når i prosessen du kontakter dem, hvem som snakker med referansene og hvordan selve referansesamtalen skal gjennomføres?

Intervjuer

Rekrutteringsprosessen bør starte med ett eller flere intervjuer. Dette er viktig for ikke å kaste bort tid i prosessen, dersom stilling og kandidat ikke skulle samsvare. Sett at du og dine kolleger gjennomfører til sammen fire intervjuer á to timer. Dette blir totalt åtte timer; tilsvarende en vanlig arbeidsdag.

Samtidig er ikke dette en vanlig arbeidsdag, men en intervjudag. Det vil si at man ikke får observert kandidaten i sitt vanlige miljø eller i sin normale arbeidssituasjon.

Å avdekke kandidatens personlighet gjennom intervjuer, er ikke for hvem som helst å klare. Med mindre du er utdannet i faget, har de nødvendige personlige egenskapene eller har gjennomgått relevante kurs og trening, vil det være vanskelig å forutse hvordan kandidaten vil oppføre seg som ansatt hos dere.

Dersom du etter en innledende intervjurunde har negative opplevelser eller en dårlig følelse etter intervjuene, kan det være god nok grunn til å avslutte prosessen. Om du har en god følelse for kandidaten og dere begge ønsker å gå videre i prosessen, må du allikevel passe deg vel for å tro at kandidatens personlighet nå er avdekket. Dette gjør du mye grundigere og med høyere kvalitet gjennom referansesamtaler.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Referansene kan gi deg en innsikt i kandidatens personlighet og adferd som det ikke er mulig å skaffe seg gjennom intervjuer. Dette betinger imidlertid at du foretar et større antall av referansesamtaler. Sett at du gjennomfører ti slike samtaler med ulike personer som har jobbet i snitt to år med kandidaten. Totalt gir dette en hverdagserfaring med kandidaten på 20 år! Sammenlign gjerne dette med åtte timer med intervjuer.

Ser du hvor utrolig mye mer innsikt du kan skaffe deg gjennom referanser? Du må selvsagt gjennomføre både intervjuer og referansesamtaler, og jeg vil hevde at du bør vektlegge disse like høyt, selv om de tjener ulike formål. Intervjuer er godt egnet til å gi et førsteinntrykk, mens referanser er bedre egnet til å gi deg en grundigere innsikt i kandidatens personlighet og adferd.

Hvordan velge ut referanser?

Hvordan velger du ut kandidatens referanser? Ja, for det er faktisk du som skal velge ut referansene. Selv benytter jeg svært sjelden referanser som står oppført i CV-en eller i søknaden. Disse er kandidatens favoritter og vil trolig ikke gi noe annet inntrykk av kandidaten enn det som denne gir av seg selv under intervjuer. Da er det bedre å sette seg ned med kandidaten og jobbe seg gjennom dennes bakgrunn; gjerne med CV-en som utgangspunkt.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Dersom man i samtalen med kandidaten spør seg frem etter tidligere kolleger, ledere og kunde- eller leverandørkontakter ved både nåværende og tidligere arbeidsgivere, kan man fort komme opp i et større antall referanser. Dere noterer begge underveis, og kandidaten ettersender så en e-post til deg med navn og nummer på de referansene, som dere er blitt enige om at du skal kontakte.

Om mulig, foretrekker jeg at kandidaten ikke varsler referansene- dette for å unngå at referansene får en for sterk lojalitet til kandidaten. 

Når gjennomføre referansesamtalene?

Det er to gode grunner til å utsette referansesamtalene til sent i prosessen. Den ene grunnen er at et større antall samtaler er tidkrevende å gjennomføre. Det er hensiktsmessig å utføre andre, mindre krevende aktiviteter i forkant. Kanskje disse også fører til at du avslutter prosessen før du kommer så langt som til referansene.

«Noen velger å gjennomføre referansesamtalene etter at kandidaten har mottatt tilbud. Dette er så håpløst at jeg ikke vil kommentere det nærmere.»

Den andre grunnen er at referansesamtalene vil eksponere kandidaten, spesielt når samtalene er mange. Det er ikke sikkert at kandidaten ønsker å kringkaste at hun er jobbsøkende.

Det er derfor unødvendig å utsette kandidaten for denne risikoen før du er mer trygg på at kandidaten kan være riktig person for stillingen.

Ved å gjennomføre samtalene sent i prosessen, løper du imidlertid risikoen for at du bevisst eller underbevisst allerede har bestemt deg for å ansette kandidaten. (Ref. mitt tidligere innlegg «Hjernen lurer deg når du skal ta beslutninger»).

Jeg har også erfart at noen velger å gjennomføre referansesamtalene etter at kandidaten har mottatt tilbud. Dette er så håpløst at jeg ikke vil kommentere det nærmere.

Hvem bør gjennomføre referansesamtalene?

I større organisasjoner er det ikke uvanlig at HR-avdelingen gjennomfører referansesamtalene. Det kan forsvares ut ifra at dette gjerne er personer med god kompetanse på området.

Likevel mener jeg at kandidatens nærmeste leder, bør gjennomføre så mange som mulig av disse samtalene. Hovedårsaken til dette er at det er en unik mulighet til å lære kandidaten å kjenne, noe som du vil dra veksel på dersom det ender opp med en ansettelse.

Dette fordrer imidlertid at du er bevisst på mulig bekreftelsestendens (confirmation bias). I slike tilfeller kan det være nyttig at en annen tar en del av samtalene.

Hvordan gjennomføre samtalene?

Det finnes mange måter å gjennomføre referansesamtaler på. Det viktigste er å være bevisst på hva du ønsker å avdekke. Det vil ofte være mange referansepersoner som du ikke kjenner fra før.

Utfordringen blir da å klare å skape en tillitsfull relasjon til referansepersonen underveis i samtalen. Jeg er vant med å bruke en samtalemal, men andre kan føle at dette kan bli litt stivt og kunstig. På den annen side er det lett for at du ikke får avdekket det du ønsker, dersom samtalen bare flyter fritt.

Uansett må det trenes før du klarer å gjennomføre gode samtaler. Med «gode» mener jeg at du får ut både positive sider og forbedringsområder for kandidaten.

Jeg kaller dette «referansesamtalens psykologi»: at man opparbeider en fortrolighet hos referansen som gjør at de vil dele mer ømfintlige ting om kandidaten.

Jeg minner gjerne referansen om at jeg ikke søker perfekte mennesker, for slike finnes nemlig ikke. Vi ønsker bare å være mest mulig trygg på at kandidaten vil lykkes og trives hos oss dersom vi ansetter ham.

Jo mer innsikt du erverver deg i hvordan andre har opplevd å arbeide tett med kandidaten over tid, jo større forutsetninger har du for å forutse om hun/han vil passe inn og utvikles i organisasjonskulturen i din organisasjon. 

Noen tall

20%

<em>sjekker aldri, sjelden eller kun en gang i blant refanser</em>

57%

<em>ringer aldri, sjelden eller kun en gang i blant andre referanser enn de som er oppgitt på CV</em>

800000

<em>Adecco anslår at en feilansettelse koster mellom 700.000 og 900.000 kroner. HR Norge og EY estimerer det samme til to årslønner.</em>


Utfordring

Reflekter over hvilken rolle referansesamtaler skal ha i din rekrutteringsprosess. Prøv ut én eller flere av momentene nevnt ovenfor, gjerne i samråd og samspill med kolleger eller HR-avdelingen. Jeg er overbevist om at du vil kunne redusere risikoen for feilansettelser betydelig gjennom riktig bruk av referansesamtaler.

Tom Georg Olsen

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Relaterte saker

Våre ukebrev

Her kan du melde deg på et eller flere av våre ukebrev. Du kan melde deg av eller endre hva du mottar via lenker i epostene.

 

Navn*

Hva vil du lese?

På forsiden nå

borgerlønn

Borgerlønn som svar på økonomiske skjevheter

|
Når så mange pilotprosjekter viser at borgerlønn er bra for samfunnet, hvorfor setter vi ikke bare i gang?
etnisk mangfold

Etnisk mangfold og lønnsomhet: Hvor finner vi de gode rådene?

|
Hvor skal vi henvende oss for å finne ut hvilke mangfoldsstrategier som egentlig fungerer?
tillit Stortinget

Tillit og to andre suksessfaktorer for lykkelandet Norge

|
Norge er et tillitsbasert land. Vi stoler på hverandre. Tilliten skaper grobunn for velstand, noe som er verdt å minne om på en dag som i dag.
meninger med innhold

Ti stille om du ikke har noe å tilføre

|
På russekortet mitt i 1983 sto det «Det er bedre å holde kjeft og bli mistenkt for å være idiot, enn å åpne kjeften og fjerne all tvil»
huske bedre

Gode råd for å huske bedre

|
Det viktigste tipset for å huske det du nettopp har lært, er å lære det videre til andre.
test ut jobben

Vær en karriereturist!

|
Har du tanker om å endre retning eller rolle? Er du i tvil? Test det ut!
Ridderens leveregler og min reise inn i det ukjente

Ridderens leveregler og min reise inn i det ukjente

|
Skal du på en reise inn i det ukjente, kan 600 år gamle leveregler for riddere kanskje være til nytte.
den kritiske stemmen

Derfor skal du lytte til den kritiske stemmen

|
Fordelene med å gå i takt er mange, men i gitte situasjoner er denne aktiviteten direkte farlig, gitt at marsjretningen er mot et ukjent stup.
kollegasamtale

Kollegasamtaler er balsam for arbeidsmiljøet

|
Samtaler mellom kolleger er et viktig tiltak for å bygge den organisasjonskulturen som ivaretar medarbeidernes behov for påvirkning.
%d bloggere liker dette: