Rekruttering:

90 prosent av feilansettelsene kan unngås

Frykten for å løfte opp telefonen og ringe referansene kan koste deg veldig dyrt

av | 21. april 2020 @ 12:00

Foto: Public Domain
Nesten alle feilansettelser kunne vært unngått hvis de som ansetter var mer bevisst verdien av mange referansesamtaler av høy kvalitet.

Ved å gjøre noen enkle grep kan de aller fleste feilansettelser unngås. Jeg har verken forskning eller undersøkelser som dokumenterer det, men basert på egen erfaring og diskusjoner med ledere og HR-personell tipper jeg 90 prosent av alle som viste seg å være feil person for jobben kunne vært silet ut på forhånd.

Feilansettelser er noe av det mest kostbare som fins. Ved å unngå dem tilfaller gevinsten både deg, din organisasjon, og kandidaten.  En måte å unngå feilansettelser er ved å gjennomføre mange referansesamtaler av høy kvalitet. En tommelfingerregel kan være at ingen ansettes uten at det er gjennomført minst ti referansesamtaler.

Rekrutteringsprosessen

Aktivitetene i din rekrutteringsprosess er helt sikkert de samme som i organisasjoner flest. Du leser gjennom kandidatens søknad, CV og papirer. Om du liker det du leser, inviterer du til ett eller flere intervjuer. Deretter gjennomfører du kanskje en personlighetstest. 

«Hvor gjennomtenkt er du med hensyn til antall referansesamtaler, hvordan du velger ut referansene, når i prosessen du kontakter dem, hvem som snakker med referansene og hvordan selve referansesamtalen skal gjennomføres?»

Trolig inviterer du en oppfølgingssamtale der du gir tilbakemelding på testresultatene og samtidig observerer reaksjonene hos kandidaten. En del bedrifter gir også kandidaten en «case» eller flere, som kandidaten må løse der og da eller som hjemmeoppgave.

Avslutningsvis spør du om kandidatens forventninger til betingelser, før du utarbeider et tilbud. I den siste fasen av prosessen sjekker du nok også et par referanser.

Men hvor gjennomtenkt er du med hensyn til antall referansesamtaler, hvordan du velger ut referansene, når i prosessen du kontakter dem, hvem som snakker med referansene og hvordan selve referansesamtalen skal gjennomføres?

Intervjuer

Rekrutteringsprosessen bør starte med ett eller flere intervjuer. Dette er viktig for ikke å kaste bort tid i prosessen, dersom stilling og kandidat ikke skulle samsvare. Sett at du og dine kolleger gjennomfører til sammen fire intervjuer á to timer. Dette blir totalt åtte timer; tilsvarende en vanlig arbeidsdag.

Samtidig er ikke dette en vanlig arbeidsdag, men en intervjudag. Det vil si at man ikke får observert kandidaten i sitt vanlige miljø eller i sin normale arbeidssituasjon.

Å avdekke kandidatens personlighet gjennom intervjuer, er ikke for hvem som helst å klare. Med mindre du er utdannet i faget, har de nødvendige personlige egenskapene eller har gjennomgått relevante kurs og trening, vil det være vanskelig å forutse hvordan kandidaten vil oppføre seg som ansatt hos dere.

Dersom du etter en innledende intervjurunde har negative opplevelser eller en dårlig følelse etter intervjuene, kan det være god nok grunn til å avslutte prosessen. Om du har en god følelse for kandidaten og dere begge ønsker å gå videre i prosessen, må du allikevel passe deg vel for å tro at kandidatens personlighet nå er avdekket. Dette gjør du mye grundigere og med høyere kvalitet gjennom referansesamtaler.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Referansene kan gi deg en innsikt i kandidatens personlighet og adferd som det ikke er mulig å skaffe seg gjennom intervjuer. Dette betinger imidlertid at du foretar et større antall av referansesamtaler. Sett at du gjennomfører ti slike samtaler med ulike personer som har jobbet i snitt to år med kandidaten. Totalt gir dette en hverdagserfaring med kandidaten på 20 år! Sammenlign gjerne dette med åtte timer med intervjuer.

Ser du hvor utrolig mye mer innsikt du kan skaffe deg gjennom referanser? Du må selvsagt gjennomføre både intervjuer og referansesamtaler, og jeg vil hevde at du bør vektlegge disse like høyt, selv om de tjener ulike formål. Intervjuer er godt egnet til å gi et førsteinntrykk, mens referanser er bedre egnet til å gi deg en grundigere innsikt i kandidatens personlighet og adferd.

Hvordan velge ut referanser?

Hvordan velger du ut kandidatens referanser? Ja, for det er faktisk du som skal velge ut referansene. Selv benytter jeg svært sjelden referanser som står oppført i CV-en eller i søknaden. Disse er kandidatens favoritter og vil trolig ikke gi noe annet inntrykk av kandidaten enn det som denne gir av seg selv under intervjuer. Da er det bedre å sette seg ned med kandidaten og jobbe seg gjennom dennes bakgrunn; gjerne med CV-en som utgangspunkt.

Hvor mange referanser bør sjekkes?

Dersom man i samtalen med kandidaten spør seg frem etter tidligere kolleger, ledere og kunde- eller leverandørkontakter ved både nåværende og tidligere arbeidsgivere, kan man fort komme opp i et større antall referanser. Dere noterer begge underveis, og kandidaten ettersender så en e-post til deg med navn og nummer på de referansene, som dere er blitt enige om at du skal kontakte.

Om mulig, foretrekker jeg at kandidaten ikke varsler referansene- dette for å unngå at referansene får en for sterk lojalitet til kandidaten. 

Når gjennomføre referansesamtalene?

Det er to gode grunner til å utsette referansesamtalene til sent i prosessen. Den ene grunnen er at et større antall samtaler er tidkrevende å gjennomføre. Det er hensiktsmessig å utføre andre, mindre krevende aktiviteter i forkant. Kanskje disse også fører til at du avslutter prosessen før du kommer så langt som til referansene.

«Noen velger å gjennomføre referansesamtalene etter at kandidaten har mottatt tilbud. Dette er så håpløst at jeg ikke vil kommentere det nærmere.»

Den andre grunnen er at referansesamtalene vil eksponere kandidaten, spesielt når samtalene er mange. Det er ikke sikkert at kandidaten ønsker å kringkaste at hun er jobbsøkende.

Det er derfor unødvendig å utsette kandidaten for denne risikoen før du er mer trygg på at kandidaten kan være riktig person for stillingen.

Ved å gjennomføre samtalene sent i prosessen, løper du imidlertid risikoen for at du bevisst eller underbevisst allerede har bestemt deg for å ansette kandidaten. (Ref. mitt tidligere innlegg «Hjernen lurer deg når du skal ta beslutninger»).

Jeg har også erfart at noen velger å gjennomføre referansesamtalene etter at kandidaten har mottatt tilbud. Dette er så håpløst at jeg ikke vil kommentere det nærmere.

Hvem bør gjennomføre referansesamtalene?

I større organisasjoner er det ikke uvanlig at HR-avdelingen gjennomfører referansesamtalene. Det kan forsvares ut ifra at dette gjerne er personer med god kompetanse på området.

Likevel mener jeg at kandidatens nærmeste leder, bør gjennomføre så mange som mulig av disse samtalene. Hovedårsaken til dette er at det er en unik mulighet til å lære kandidaten å kjenne, noe som du vil dra veksel på dersom det ender opp med en ansettelse.

Dette fordrer imidlertid at du er bevisst på mulig bekreftelsestendens (confirmation bias). I slike tilfeller kan det være nyttig at en annen tar en del av samtalene.

Hvordan gjennomføre samtalene?

Det finnes mange måter å gjennomføre referansesamtaler på. Det viktigste er å være bevisst på hva du ønsker å avdekke. Det vil ofte være mange referansepersoner som du ikke kjenner fra før.

Utfordringen blir da å klare å skape en tillitsfull relasjon til referansepersonen underveis i samtalen. Jeg er vant med å bruke en samtalemal, men andre kan føle at dette kan bli litt stivt og kunstig. På den annen side er det lett for at du ikke får avdekket det du ønsker, dersom samtalen bare flyter fritt.

Uansett må det trenes før du klarer å gjennomføre gode samtaler. Med «gode» mener jeg at du får ut både positive sider og forbedringsområder for kandidaten.

Jeg kaller dette «referansesamtalens psykologi»: at man opparbeider en fortrolighet hos referansen som gjør at de vil dele mer ømfintlige ting om kandidaten.

Jeg minner gjerne referansen om at jeg ikke søker perfekte mennesker, for slike finnes nemlig ikke. Vi ønsker bare å være mest mulig trygg på at kandidaten vil lykkes og trives hos oss dersom vi ansetter ham.

Jo mer innsikt du erverver deg i hvordan andre har opplevd å arbeide tett med kandidaten over tid, jo større forutsetninger har du for å forutse om hun/han vil passe inn og utvikles i organisasjonskulturen i din organisasjon. 

Noen tall

20%

<em>sjekker aldri, sjelden eller kun en gang i blant refanser</em>

57%

<em>ringer aldri, sjelden eller kun en gang i blant andre referanser enn de som er oppgitt på CV</em>

800000

<em>Adecco anslår at en feilansettelse koster mellom 700.000 og 900.000 kroner. HR Norge og EY estimerer det samme til to årslønner.</em>


Utfordring

Reflekter over hvilken rolle referansesamtaler skal ha i din rekrutteringsprosess. Prøv ut én eller flere av momentene nevnt ovenfor, gjerne i samråd og samspill med kolleger eller HR-avdelingen. Jeg er overbevist om at du vil kunne redusere risikoen for feilansettelser betydelig gjennom riktig bruk av referansesamtaler.

Tom Georg Olsen

0 kommentarer

Legg inn en kommentar

Noen av våre forfattere

686 posts
Paal Leveraas er sjefreflektør og -redaktør i tilt.work og gründer av blant annet tilt work AS, digi.no og Leveraas AS. Ta kontakt med Paal enten du trenger et foredrag, en sparringpartner i ditt lederskap eller en som kan hjelpe deg å få budskapet ut i verden. Eller alt over.
View Posts →
57 posts
Hedvig Rognerud er forretningsutvikler, ledercoach, prosessleder og foredragsholder i Fossekall AS på Lillehammer. Hedvig skriver om språk som lederverktøy for tilt.work.
View Posts →
33 posts
Atle skriver om coaching og kommunikasjon.
View Posts →
25 posts
Bjørn Z. Ekelund er psykolog. Han står bak "Diversity Icebreaker". Han skriver jevnlig for tilt.work, og er en del av ekspertpanelet.
View Posts →
18 posts
Herman Berg er redaksjonssjef i tilt work AS.
View Posts →
14 posts
Tom Georg Olsen skriver jevnlig om ledelse med fokus på tillitsbasert ledelse. Han er konserntjener i Miles, og sitter også i styret i tilt work AS.
View Posts →
13 posts
Thomas Nygaard er daglig leder i tilt work AS. Han er mangeårig leder i forlagsbransjen, hvor han to ganger har eliminert sin egen jobb. Han er blitt ekspert på å omstrukturere virksomheter på en måte som ivaretar verdiene.
View Posts →
12 posts
Hans Jacob Christensen har lang fartstid i norsk og internasjonal HR. Her i tilt.work vil han utforske kjernen i HR, utfordre noen etablerte sannheter i faget og gjerne skape debatt.
View Posts →
11 posts
Walaa Abuelmagd skriver om mangfold i tilt.work.
View Posts →
7 posts
Jan-Erik Sandberg skriver om hvordan vi kan gjøre mangfold i arbeidslivet til et aktivum. Han lever hva han lærer som "ikke helt A4 selv".
View Posts →
7 posts
Gerd Jorunns misjon som skribent i tilt.work og Tirsdag morgen har vært å avlive myter om ledelse.
View Posts →
7 posts
Mai-Britt jobber med rekruttering i en internasjonal organisasjon. Hun skriver om rekruttering og ledelse i tilt.work.
View Posts →
6 posts
Catherine Lemaréchal eier og driver Ticato AS. Hun er rådgiver og NLP-coach og skriver om kommunikasjon, merkevarebygging og tidsmestring. Catherine kan hjelpe deg å oppnå mer enn du tror du kan. Hun holder kurs og foredrag, og mest populært nå for tiden er kurset: Gi f*** for flinke piker.
View Posts →
5 posts
Rune skriver om medarbeiderskap.
View Posts →
5 posts
Elin Ulset er en engasjert og nær leder som er levende opptatt av kommunikasjon, ledelse og adferd. Elin har vokst opp i HR-kommunikasjon, både fra Aftenposten, digitale medier og mediebyrå. Hun balanserer det faglige med lederskap, og lederskap med familie, og hun trives godt i alle sfærene.
View Posts →
5 posts
Ph.d. og professor II Glenn Hole er direktør i IT-selskapet Skill. Han skriver om mangfold i arbeidslivet.
View Posts →
5 posts
Eva Jarbekk er en av våre fremste juridiske eksperter på personvern og GDPR.
View Posts →
4 posts
Annar er en nestor i norsk lederutvikling med mer enn 30 års fartstid.
View Posts →
3 posts
Esben Keim driver rådgivingsselskapene Vital Few og OSS. Han skriver om presterende team, resultatledelse/OKR, mangfold og kundefokus her på tilt.work.
View Posts →
3 posts
Erik Slinning er Managing partner i Great Leadership Institute®. Har spesialisert seg innen aksjonsorientert ledergruppeutvikling. Har også skrevet boken «Helsefremmende Lederskap – slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk) og «Ledergruppen – fra meg og mitt til vi og vårt» (Kommuneforlaget).
View Posts →
3 posts
Jeanette Høie er desksjef i tilt.work. Hun har lang fartstid som journalist og vaktsjef i dagspressen. Hun har godt grep om ulike digitale fortellerteknikker. I tillegg er hun gründer-in-spe.
View Posts →
3 posts
Arne Jensen er generalsekretær i Norsk redaktørforening.
View Posts →
2 posts
Isabelle er senterleder for kraftsentret Forandringhuset. Hun er mentor og utviklingsansvarlig for ungdommer i Oslo.
View Posts →
2 posts
Jørgen Lund jobber med endringsledelse gjennom eget selskap.
View Posts →
2 posts
Sissel Naustdal leder MadeToGrow og er brennende engasjert i utvikling av menneskers potensial
View Posts →
2 posts
Anne 🌱 Reknes hjelper mennesker med å finne, få eller skape sin drømmejobb, og deler tips, tricks, teknikker, verktøy og metoder her i tilt.work.
View Posts →
2 posts
Christine er kursutvikler og foredragsholder med et stort lærerhjerte og masse kjærlighet til god tekst. Hun driver firmaet Tekstdoktor og underviser i digital markedsføring og journalistikk på Høyskolen Kristiania.
View Posts →
2 posts
Stikkordet for Cathrines arbeid med lederutvikling er "praktisk hverdagsledelse".
View Posts →
2 posts
Ole Kristian Sivertsen er CEO i selskapet Desert Control. Han har lang fartstid fra selskap som Citrix, RES Software, Sun Microsystems, Telenor, EVRY og Global Eagle. I dag har han dedikert seg til teknologi som løser klimautfordringer.
View Posts →
2 posts
Jostein Borgmo er til daglig eier og kreativ direktør i Suburbia og har dessuten nesten 80.000 følgere på Instagram.
View Posts →
1 posts
Herminia Ibarra er professor ved London Business School og forfatter av fagbøker om ledelse og organisasjonsutvikling.
View Posts →
1 posts
Umid skriver om tjenende lederskap og selvledelse.
View Posts →
1 posts
Nils Petter Nordskar er tidligere reklamemann. I dag holder han kurs, foredrag og utgir dessuten nyhetsbrevet "Lykkes med ideer".
View Posts →
1 posts
Paal Leveraas startet Tirsdag morgen i 2010 og jobber sammen med en rekke dyktige partnere for å videreføre dette til tilt.work i 2020.
View Posts →
1 posts
Ingar Roggen er sosiolog og beskrives som en av de europeiske pionerene for sosial informatikk. Arbeidsfeltet omfatter blant annet det sosiale aspektet av det virtuelle rommet, sosial analyse av internett og samspillet mellom menneske og datamaskin. I 1996 introduserte han sosiologien på nettet, websosiologi, som en nettvitenskap.
View Posts →
1 posts
Håkon er opptatt av personlig utvikling, drivkraft og glede. Han er sertifisert NLP Master Practitioner, og skriver og tilbyr tjenester for personlig vekst.
View Posts →
1 posts
Jan Sollid Storehaug er digital strategirådgiver. Han er også en mye brukt foredragsholder.
View Posts →
1 posts
Ola hjelper virksomheter å jobbe med temaer rundt helse, kulturbygging og spons og tilbyr også underholdende, bevisstgjørende og motiverende foredrag/webinar.
View Posts →
1 posts
Bjørn O- Hopland er eier og daglig leder av Smart Endring AS.
View Posts →
1 posts
Eli jobber i Fossekall AS. Hun har siden 2001 også drevet eget idé- og kommunikasjonsbyrå. Hun brenner for vekst og utvikling i bedrifter, og ser raskt muligheter og det unike. Hun veileder bedrifter i strategiprosesser, fremtidens bærekraftige forretningsmodeller, produkt/ markedsoptimalisering, forbedrer verdiløfter, bedriftskultur og innovasjonsskapende faktorer/team.
View Posts →
1 posts
Kevin er Corporate Storyteller, Content Strategist og Awareness@Work Consultant. Han skriver om nærværingslivet her i tilt.work.
View Posts →
1 posts
Cathrine Foss Stene er en erfaren team- og lederutvikler og har jobbet med og i mange av de største norske virksomhetene.
View Posts →
1 posts
Kari har en bachelor i statsvitenskap med fordypning i menneskerettigheter og flerkulturell forståelse. Hun går nå en modulbasert master i voksnes læring på NTNU. Hun er utdannet NLP Business Practitioner (Kreativ Ledelse og Coaching nivå A) hos UiA/Coachteam.
View Posts →
1 posts
Kathra er COO i oppstartselskapet Generation Mobility samt teamleder i bydel Gamle Oslo.
View Posts →
1 posts
Kristin er partner og markedssjef i MetaResource. Hun beskriver seg som en stolt "potet" som kan mye om mye og ofte finner løsninger eller nettverk som kan bidra. Hun skriver om mentale muskler i hverdagen.
View Posts →
1 posts
Thor Ivar Forsland er coach og karriereveileder hos Frisk Utvikling.
View Posts →
1 posts
Data Scientist med bred, internasjonal bakgrunn.
View Posts →
1 posts
Thomas skriver om tankesett, metoder og verktøy for morgendagens ledere.
View Posts →
1 posts
Jørn Bue Olsen er rådgiver og forfatter i ledelse og etikk Ekon, Dr., siv.ing. og førsteamanuensis ved Oslomet (Etikk og bedriftenes samfunnsansvar). Olsen skrev doktorgrad om etiske dilemmaer for ledere i konkurranseutsatt virksomhet der Hauge-caset er eksempel på kombinasjon av lønnsom verdiskapning og anvendt etikk. Olsen holder foredrag om «Hauge som fyrtårn for norske bedrifter i dag». Utga i 2020 ny bok, «Næringslivsetikk og samfunnsansvar», i samarbeid med Henrik Syse. Leif-Runar Forseth er rådgiver og forfatter innen ledelse, gründervirksomhet og etikk. Han har doktorgrad i teoretisk fysikk og mastergrad i filosofi, tema etikk og lederskap. Ny bok, "Naturlig lederskap", kom i 2020.
View Posts →
1 posts
Jeanette Luytkis er sertifisert profesjonell coach og ledelsesrådgiver. Hun leverer individuelle coaching og treningsopplegg, med spesialisering på lederskap, personlig vekst og innovativ forretningsutvikling.
View Posts →

Alltid på en tirsdag

«Jeg har fått en slags tirsdagsforventning», sa en abonnent. tilt.works ukebrev Tirsdag morgen er antagelig en smule vanedannende, men gode vaner kan man gjerne legge tll seg. Skaff deg selv en god ukentlig vane i dag — rett i din innboks! Alltid på en tirsdag, men aldri ellers i uka.

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: