«Jeg har en to-do-liste som akkurat nå inneholder 409 påminnelser om hva jeg skal gjøre eller huske», skrev jeg tirsdag morgen den 12. mars 2019.

Her er de 12 viktigste verktøyene jeg bruker for å holde styr på hverdagen.

Remember the milk

Jeg har betalt for Remember the milk siden 2008. Det er her de 409 aktivitetene mine ligger. RTM er en nettbasert tjeneste for huskelister.

RTM integrerer mot en lang rekke andre tjenester, inkludert Gmail og Outlook, men har noen begrensninger og tankemodeller som kan oppleves frustrerende iblant. Jeg har ofte vurdert å kaste den ut til fordel for en mer moderne to-do-app, men har valgt å bli fordi det tross alt er enkelt og intuitivt, har smarte snarveier, og jeg kjenner grensesnittet og bruksmåten så godt at det er blitt en slags ryggmargsrefleks.

Når jeg starter nettleseren min er Remember the alltid i første fane.

Les PC Mags omtale av Remember the milk her.

Toggl

Toggl teller timene jeg bruker på ulike prosjekter og kunder. Som frittstående konsulent er dette det viktigste verktøyet jeg har for å dokumentere tidsforbruk overfor kunder. Jeg bruker det også til å logge ikke-fakturerbar tid.

Noe av det beste med Toggl, bortsett fra at den på en så elegant måte hjelper meg å dokumentere at jeg fortjener pengene mine, er hvordan den integrerer seg mot en rekke andre tjenester. For eksempel i min huskeliste i Remember the milk eller team-oppgaver i Trello dukker det automatisk opp en liten Toggl-knapp ved siden av hver aktivitet.

PC Mag har en utfyllende omtale av Toggl.

Trello

Trello har jeg snust på lenge, men det er bare de siste månedene jeg har begynt å bruke det i større grad og også opprettet en premium-konto.

Trellos prinsipp er gode gamle kardex-kort, for de som måtte vite hva det er. På fremsiden er det en tittel og klikker du på kortet kan du legge inn masse informasjon på “baksiden”.

Der Remember the milk hjelper meg å holde styr på oppgaver som jeg skal utføre eller overvåke, hjelper Trello meg å samarbeide med mine kunder.

Jeg oppretter som regel en trellotavle med en ganske fast mal for nye kunder. Den deler jeg med dem. Der sporer vi oppgaver og prosjekter og prosesser.

Trello integrerer mot en lang rekke andre tjenester på en utmerket måte.

Les PC Mags omtale av Trello her.

RescueTime

Da Ryan Holiday ba meg logge hva jeg bruker tiden min på, er det RescueTime som gir meg svaret. Appen ligger i bakgrunnen og følger med på alt jeg gjør. Det logger den og kategoriserer basert på om det er produktiv tid eller distraksjoner á là Facebook.

Her er RescueTimes livstidsdom siden jeg startet å bruke det. Siden jeg ikke har begynt å bruke det “på ordentlig” før i den siste tiden, er det nok ikke helt korrekte tall, men likevel må jeg konstatere at jeg har brukt nesten 3 uker av mitt liv på meningsløse aktiviteter.

Her er PC Mags omtale av RescueTime.

Mail, kalender og delte dokumenter

Jeg har for lenge siden valgt å betale for Gmail og Google Drive. Google håndterer all min epost, alle mine avtaler, alle mine bilder og videoer, samt svært mange dokumenter jeg har behov for å jobbe sammen med andre på via Google Drive.

YouCanBookMe

YouCanBookMe er en av mange tjenester som gjør det enkelt å gjøre avtaler. Den er mest aktuell for timebestillinger, og i forhold til coaching og mentoring er det den som gjelder.

Tjenesten synker mot min Google-kalender og er alltid oppdatert. Den tar seg av bekreftelser på avtaler, oppfølgings-mail og mye mer. Du kan til og med ta betalt gjennom den.

Du kan se min YouCanBookMe-kalender live her.

Evernote

Evernote begynte jeg å bruke for mange år siden, og det er også et av produktene jeg gjerne betaler for. I min Evernote er det nå 13.003 dokumenter. Mange av de er klipp fra ting jeg har lest som jeg vil ta vare på, men der har jeg også alle notater jeg tar gjennom dagen.

Evernote integrerer tett mot en rekke andre tjenester, og det er lett – enklere enn med OneNote – å klippe og lime snutter og hele artikler og PDFer fra nett eller mail inn i systemet.

Jeg prøver å tagge og sortere tematisk. Samtidig er det svært gode søkefunksjoner i Evernote, og premium-versjonen gir også en automatisk kontekst fra et dokument til dokumenter som synes å være relevante. Når jeg søker på Google på web dukker også potensielle dokumenter fra min Evernote opp.

Evernote er definitivt et av de viktigste verktøyene jeg har. Det er en mastodont av et program, men jeg finner ikke noe som erstatter det. Ei heller orker jeg tanken på å rydde opp i 13.003 dokumenter og flytte dem over i et annet system.

Zoom

Jeg har stadig flere møter på telefon og via videokonferanser. Skype har jeg ikke likt siden Microsoft ødela det. Zoom er et glimrende alternativ. Når jeg booker intervjuer eller coaching-samtaler prøver jeg alltid å lokke motparten til å bruke Zoom. Det er et godt 1-1-verktøy, men er også helt utmerket til å kjøre webinarer eller større konferansesamtaler.

Dropbox

Jeg har to PCer, en Mac, en iPad og en smarttelefon. Jeg sier ikke at jeg trenger alle disse, men jeg har nå valgt å ha dem likevel. En står hjemme, en står på kontoret og en er med ut i møter.

Jeg vil gjerne ha de samme dataene tilgjengelig på alle enhetene, i det minste de dataene jeg trenger i det daglige arbeidet.

Det fikser Dropbox for meg. Jeg bruker selektiv synkronisering slik at ikke videoer og bilder og gamle dokumenter fyller opp på steder der jeg ikke har bruk for dem.

På mange måter er Dropbox, Evernote og Google Drive komplementære og sterkt overlappende produkter. Men jeg har foreløpig ikke greid å velge bare en av dem for alle formål. Så inntil videre beholder jeg alle tre.

IFTTT og Zapier

IFTTT (If This Then That) og Zapier er lagd for at vi skal slippe å flytte data mellom ulike applikasjoner. Det er agenter du selv kan designe som koblinger mellom for eksempel Trello og Remember the milk.

Det har en viss praktisk nytte, men jeg ser også at det lett kan skape en smule kaos i systemet. Målet er å jobbe så strukturert at jeg ikke trenger å ha de samme opplysningene flere steder. Men noen små agenter løper likevel i bakgrunnen også for meg.

Du forstår fort konseptene bak disse to tjenestene hvis du klikker deg inn på dem.

---

Dette er mine viktigste verktøy, og ser jeg etter nede i verktøykassa ligger det nok noen flere der også. Hva med deg? Hva slags verktøy bruker du? Er det noen her du savner? Del dine tips og tanker i kommentarfeltet.