Når jeg ser en leders kalender kan jeg umiddelbart se om det er en som jobber normale arbeidsdager eller en som jobber de fleste kvelder og helger også. Ikke på grunn av det som er i kalenderen, men det som ikke er der.

Mange ledere har kalenderen nesten full av møter hver dag. Den tiden som måtte være igjen etter at møtene har tatt sitt må gjerne brukes til å løse operasjonelle oppgaver og henvendelser fra teammedlemmer og kolleger. Konsekvensen er at det aldri blir tid til å gjøre de mer strategiske lederoppgavene før etter vanlig arbeidstid.

Det er tre typer tid du må ha i fokus dersom du skal gjenvinne kontrollen over dagene dine:

1. Møtetid: Både de møtene du kaller inn til og de du blir innkalt til
2. Beskyttet tid: Tid du setter av til å jobbe med dine strategiske oppgaver.
3. Tid for handling: Tiden du og ditt team gjør det handlingsplanen sier dere skal gjøre.

Alt like viktig

En leders hverdag er kompleks med skiftende oppgaver og prioriteringer. Tiden deles mellom flere arbeidsområder. Administrative oppgaver som planlegging, budsjetter, rapportering må gjøres. Samarbeid med andre i ledergruppen, deltakelse i fokusgrupper og prosjekter tar tid, og så blir det litt tid igjen til å jobbe med og følge opp teammedlemmer.

Ofte er det mange og komplekse mål som skal nås, og alt er tilsynelatende like viktig. Mange ledere opplever at de bruker altfor liten tid på de viktigste oppgavene fordi de er i mange møter og blir avbrutt hver gang de skal konsentrere seg om en viktig oppgave. Det kan være en medarbeider som trenger hjelp, en lederkollega som sier «har du 5 minutter?» og ikke minst av epost som det forventes et svar på.

Møtetid

Det er ikke slik at møter generelt sett er et onde. De er ofte helt nødvendig lim i planlegging, samarbeid, og oppfølging. Hadde det bare ikke vært så mange av dem …

Du har sikkert opplevd å sitte i møte og føle at det er bortkastet tid. Særlig i møter du er innkalt til.

Vel, det er faktisk ditt ansvar å sørge for at det ikke skjer.

Mitt triks her og som jeg har brukt mange ganger når jeg blir innkalt til et møte jeg er usikker på om jeg trenger å delta i er å akseptere møtet tentativt, og stille to spørsmål til møtearrangøren.

1. Hei, hva er min rolle i møtet, er det noe jeg skal forberede?
2. Hva forventer du at resultatet av møtet blir?

Noen ganger får jeg et bra svar som gjør det mulig for meg å forberede meg og bidra til et nyttig møte. Jeg gjør faktisk møtearrangøren en tjeneste siden hun eller han nå vil få mer ut av møtet. Men, det hender også at jeg får beskjed om at jeg egentlig ikke trenger å delta, eller i noen tilfeller at møtet blir avlyst fordi det viser seg at møtearrangøren fant ut at møtet ikke var nødvendig.

Beskyttet tid

Lager du en plan for uken som kommer? Det er min erfaring at hvis ikke jeg tar kontroll over min tid neste uke er det andre som gjerne gjør det.

For å gjennomføre mine lederoppgaver er jeg nødt til å beskytte noe av min tid. Det gjør jeg ved å blokkere tid i kalenderen. Hvor mye varierer, men normalt en halv-til en dag i uken.

Urealistisk?

Nei, men lett er det ikke. Og det koster.

På den annen side, hvis du ikke kan bruke 10-20 prosent av tiden din til strategiske oppgaver, hva er da poenget med å være leder?

Det går an kan være litt smart og dele opp tiden slik at du fremdeles er tilgjengelig.

Du kan for eksempel jobbe hjemme to timer en morgen før du møter på kontoret, eller lage et viktig møte med deg selv i kalenderen og sette deg på et møterom for å unngå avbrytelser.

Jeg vet mange ledere føler seg ukomfortable med å ikke være tilgjengelig til enhver tid, men alle er tjent med at du gjør dette.

Du trenger både beskyttet tid og tilgjengelig tid. Den balansen er ikke alltid lett å få til, men gevinsten kan være stor.

Tid for handling

Når du klarer å beskytte noe av tiden din, hvordan skal du da prioritere å bruke den? Det er her du trenger å lage en handlingsplan og gjennomføre den.

De fleste ledere har mål som skal nås innen en rekke områder, men du kan ikke gjennomføre mål. Du kan bare planlegge og gjennomføre aktiviteter som øker sannsynligheten for å nå målene.

Målområder og mål blir gjerne gitt fra leder over deg, men det er du som må lage planen for å nå dem.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier «the nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression».

Fordelen med å planlegge og følge opp planen med delmål er at du har tid til å sette inn tiltak før det er for sent om ikke alt går som det skal.

Har du ikke en brukbar mal for en handlingsplan for deg og ditt team kan jeg anbefale denne enkle planen jeg har brukt i alle mine lederroller, i dette tilfellet ferdig utfylt med eksempler på hva som kan stå der.

Fordelen med å ha din egen plan er at du kan komme andre i forkjøpet i kalenderen med å sette av tid til dine strategiske oppgaver og dermed vil du automatisk prioritere bedre.

Vi vet jo at det alltid er ti ganger så mange oppgaver som vi noen gang kan få gjort, så ved å bruke tiden på de viktigste blir det faktisk ikke tid igjen til de mindre og kanskje trivielle oppgavene.