3 typer tid

av | 20. november 2018 @ 05:17

Tiden går ikke, den kommer, og det er mer der den kommer fra. Så hvorfor stresse? Her er tre typer tid som gir deg kontrollen tilbake.

Når jeg ser en leders kalender kan jeg umiddelbart se om det er en som jobber normale arbeidsdager eller en som jobber de fleste kvelder og helger også. Ikke på grunn av det som er i kalenderen, men det som ikke er der.

Mange ledere har kalenderen nesten full av møter hver dag. Den tiden som måtte være igjen etter at møtene har tatt sitt må gjerne brukes til å løse operasjonelle oppgaver og henvendelser fra teammedlemmer og kolleger. Konsekvensen er at det aldri blir tid til å gjøre de mer strategiske lederoppgavene før etter vanlig arbeidstid.

Det er tre typer tid du må ha i fokus dersom du skal gjenvinne kontrollen over dagene dine:

  1. Møtetid: Både de møtene du kaller inn til og de du blir innkalt til
  2. Beskyttet tid: Tid du setter av til å jobbe med dine strategiske oppgaver.
  3. Tid for handling: Tiden du og ditt team gjør det handlingsplanen sier dere skal gjøre.

Alt like viktig

En leders hverdag er kompleks med skiftende oppgaver og prioriteringer. Tiden deles mellom flere arbeidsområder. Administrative oppgaver som planlegging, budsjetter, rapportering må gjøres. Samarbeid med andre i ledergruppen, deltakelse i fokusgrupper og prosjekter tar tid, og så blir det litt tid igjen til å jobbe med og følge opp teammedlemmer.

Ofte er det mange og komplekse mål som skal nås, og alt er tilsynelatende like viktig. Mange ledere opplever at de bruker altfor liten tid på de viktigste oppgavene fordi de er i mange møter og blir avbrutt hver gang de skal konsentrere seg om en viktig oppgave. Det kan være en medarbeider som trenger hjelp, en lederkollega som sier «har du 5 minutter?» og ikke minst av epost som det forventes et svar på.

Møtetid

Det er ikke slik at møter generelt sett er et onde. De er ofte helt nødvendig lim i planlegging, samarbeid, og oppfølging. Hadde det bare ikke vært så mange av dem …

Du har sikkert opplevd å sitte i møte og føle at det er bortkastet tid. Særlig i møter du er innkalt til.

Vel, det er faktisk ditt ansvar å sørge for at det ikke skjer.

Mitt triks her og som jeg har brukt mange ganger når jeg blir innkalt til et møte jeg er usikker på om jeg trenger å delta i er å akseptere møtet tentativt, og stille to spørsmål til møtearrangøren.

  1. Hei, hva er min rolle i møtet, er det noe jeg skal forberede?
  2. Hva forventer du at resultatet av møtet blir?

Noen ganger får jeg et bra svar som gjør det mulig for meg å forberede meg og bidra til et nyttig møte. Jeg gjør faktisk møtearrangøren en tjeneste siden hun eller han nå vil få mer ut av møtet. Men, det hender også at jeg får beskjed om at jeg egentlig ikke trenger å delta, eller i noen tilfeller at møtet blir avlyst fordi det viser seg at møtearrangøren fant ut at møtet ikke var nødvendig.

Beskyttet tid

«Hvis du ikke kan bruke 10-20 prosent av tiden din til strategiske oppgaver, hva er da poenget med å være leder?»

Lager du en plan for uken som kommer? Det er min erfaring at hvis ikke jeg tar kontroll over min tid neste uke er det andre som gjerne gjør det.

For å gjennomføre mine lederoppgaver er jeg nødt til å beskytte noe av min tid. Det gjør jeg ved å blokkere tid i kalenderen. Hvor mye varierer, men normalt en halv-til en dag i uken.

Urealistisk?

Nei, men lett er det ikke. Og det koster.

På den annen side, hvis du ikke kan bruke 10-20 prosent av tiden din til strategiske oppgaver, hva er da poenget med å være leder?

Det går an kan være litt smart og dele opp tiden slik at du fremdeles er tilgjengelig.

Du kan for eksempel jobbe hjemme to timer en morgen før du møter på kontoret, eller lage et viktig møte med deg selv i kalenderen og sette deg på et møterom for å unngå avbrytelser.

Jeg vet mange ledere føler seg ukomfortable med å ikke være tilgjengelig til enhver tid, men alle er tjent med at du gjør dette.

Du trenger både beskyttet tid og tilgjengelig tid. Den balansen er ikke alltid lett å få til, men gevinsten kan være stor.

Tid for handling

Når du klarer å beskytte noe av tiden din, hvordan skal du da prioritere å bruke den? Det er her du trenger å lage en handlingsplan og gjennomføre den.

De fleste ledere har mål som skal nås innen en rekke områder, men du kan ikke gjennomføre mål. Du kan bare planlegge og gjennomføre aktiviteter som øker sannsynligheten for å nå målene.

Målområder og mål blir gjerne gitt fra leder over deg, men det er du som må lage planen for å nå dem.

««the nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression»»

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier «the nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression».

Fordelen med å planlegge og følge opp planen med delmål er at du har tid til å sette inn tiltak før det er for sent om ikke alt går som det skal.

Har du ikke en brukbar mal for en handlingsplan for deg og ditt team kan jeg anbefale denne enkle planen jeg har brukt i alle mine lederroller, i dette tilfellet ferdig utfylt med eksempler på hva som kan stå der.


MålområdeAktiviteterMilepælerØnsket resultat
Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedetInnføre kundetilfredshetsmåling
Analysere første resultater
Sette i verk forbedringstiltak
Måle på nytt
Undersøkelse gjennomført før 1. april
Forbedringsplan iverksatt før 1. mai
Ny måling i august
Minst 20% forbedring av tilfredshet
Introdusere et nytt produkt-områdeDefinere prospektliste
Sende informasjon og invitasjon til informasjonsmøte
Holde møter
Sende tilbud til minimum 3 mulige referansekunder
Liste avtalt innen 1. februar
Invitasjoner sendt innen 10. februar
Møter avholdt med minimum 10 kunder innen 15. mars
Minst 20 mulige kunder på invitasjonslisten
Avtale med  første referansekunde innen 31. mars

Fordelen med å ha din egen plan er at du kan komme andre i forkjøpet i kalenderen med å sette av tid til dine strategiske oppgaver og dermed vil du automatisk prioritere bedre.

Vi vet jo at det alltid er ti ganger så mange oppgaver som vi noen gang kan få gjort, så ved å bruke tiden på de viktigste blir det faktisk ikke tid igjen til de mindre og kanskje trivielle oppgavene.

Artikler av Bjørn O. Hopland (alle)

0 kommentarer

Trackback/Tilbaketråkk

  1. Glem huskelista | Tirsdag morgen - […] Les også: 3 typer tid […]

Legg inn en kommentar

Noen av våre forfattere

686 posts
Paal Leveraas er sjefreflektør og -redaktør i tilt.work og gründer av blant annet tilt work AS, digi.no og Leveraas AS. Ta kontakt med Paal enten du trenger et foredrag, en sparringpartner i ditt lederskap eller en som kan hjelpe deg å få budskapet ut i verden. Eller alt over.
View Posts →
57 posts
Hedvig Rognerud er forretningsutvikler, ledercoach, prosessleder og foredragsholder i Fossekall AS på Lillehammer. Hedvig skriver om språk som lederverktøy for tilt.work.
View Posts →
33 posts
Atle skriver om coaching og kommunikasjon.
View Posts →
25 posts
Bjørn Z. Ekelund er psykolog. Han står bak "Diversity Icebreaker". Han skriver jevnlig for tilt.work, og er en del av ekspertpanelet.
View Posts →
18 posts
Herman Berg er redaksjonssjef i tilt work AS.
View Posts →
14 posts
Tom Georg Olsen skriver jevnlig om ledelse med fokus på tillitsbasert ledelse. Han er konserntjener i Miles, og sitter også i styret i tilt work AS.
View Posts →
13 posts
Thomas Nygaard er daglig leder i tilt work AS. Han er mangeårig leder i forlagsbransjen, hvor han to ganger har eliminert sin egen jobb. Han er blitt ekspert på å omstrukturere virksomheter på en måte som ivaretar verdiene.
View Posts →
12 posts
Hans Jacob Christensen har lang fartstid i norsk og internasjonal HR. Her i tilt.work vil han utforske kjernen i HR, utfordre noen etablerte sannheter i faget og gjerne skape debatt.
View Posts →
11 posts
Walaa Abuelmagd skriver om mangfold i tilt.work.
View Posts →
7 posts
Jan-Erik Sandberg skriver om hvordan vi kan gjøre mangfold i arbeidslivet til et aktivum. Han lever hva han lærer som "ikke helt A4 selv".
View Posts →
7 posts
Gerd Jorunns misjon som skribent i tilt.work og Tirsdag morgen har vært å avlive myter om ledelse.
View Posts →
7 posts
Mai-Britt jobber med rekruttering i en internasjonal organisasjon. Hun skriver om rekruttering og ledelse i tilt.work.
View Posts →
6 posts
Catherine Lemaréchal eier og driver Ticato AS. Hun er rådgiver og NLP-coach og skriver om kommunikasjon, merkevarebygging og tidsmestring. Catherine kan hjelpe deg å oppnå mer enn du tror du kan. Hun holder kurs og foredrag, og mest populært nå for tiden er kurset: Gi f*** for flinke piker.
View Posts →
5 posts
Rune skriver om medarbeiderskap.
View Posts →
5 posts
Elin Ulset er en engasjert og nær leder som er levende opptatt av kommunikasjon, ledelse og adferd. Elin har vokst opp i HR-kommunikasjon, både fra Aftenposten, digitale medier og mediebyrå. Hun balanserer det faglige med lederskap, og lederskap med familie, og hun trives godt i alle sfærene.
View Posts →
5 posts
Ph.d. og professor II Glenn Hole er direktør i IT-selskapet Skill. Han skriver om mangfold i arbeidslivet.
View Posts →
5 posts
Eva Jarbekk er en av våre fremste juridiske eksperter på personvern og GDPR.
View Posts →
4 posts
Annar er en nestor i norsk lederutvikling med mer enn 30 års fartstid.
View Posts →
3 posts
Esben Keim driver rådgivingsselskapene Vital Few og OSS. Han skriver om presterende team, resultatledelse/OKR, mangfold og kundefokus her på tilt.work.
View Posts →
3 posts
Erik Slinning er Managing partner i Great Leadership Institute®. Har spesialisert seg innen aksjonsorientert ledergruppeutvikling. Har også skrevet boken «Helsefremmende Lederskap – slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk) og «Ledergruppen – fra meg og mitt til vi og vårt» (Kommuneforlaget).
View Posts →
3 posts
Jeanette Høie er desksjef i tilt.work. Hun har lang fartstid som journalist og vaktsjef i dagspressen. Hun har godt grep om ulike digitale fortellerteknikker. I tillegg er hun gründer-in-spe.
View Posts →
3 posts
Arne Jensen er generalsekretær i Norsk redaktørforening.
View Posts →
2 posts
Isabelle er senterleder for kraftsentret Forandringhuset. Hun er mentor og utviklingsansvarlig for ungdommer i Oslo.
View Posts →
2 posts
Jørgen Lund jobber med endringsledelse gjennom eget selskap.
View Posts →
2 posts
Sissel Naustdal leder MadeToGrow og er brennende engasjert i utvikling av menneskers potensial
View Posts →
2 posts
Anne 🌱 Reknes hjelper mennesker med å finne, få eller skape sin drømmejobb, og deler tips, tricks, teknikker, verktøy og metoder her i tilt.work.
View Posts →
2 posts
Christine er kursutvikler og foredragsholder med et stort lærerhjerte og masse kjærlighet til god tekst. Hun driver firmaet Tekstdoktor og underviser i digital markedsføring og journalistikk på Høyskolen Kristiania.
View Posts →
2 posts
Stikkordet for Cathrines arbeid med lederutvikling er "praktisk hverdagsledelse".
View Posts →
2 posts
Ole Kristian Sivertsen er CEO i selskapet Desert Control. Han har lang fartstid fra selskap som Citrix, RES Software, Sun Microsystems, Telenor, EVRY og Global Eagle. I dag har han dedikert seg til teknologi som løser klimautfordringer.
View Posts →
2 posts
Jostein Borgmo er til daglig eier og kreativ direktør i Suburbia og har dessuten nesten 80.000 følgere på Instagram.
View Posts →
1 posts
Herminia Ibarra er professor ved London Business School og forfatter av fagbøker om ledelse og organisasjonsutvikling.
View Posts →
1 posts
Umid skriver om tjenende lederskap og selvledelse.
View Posts →
1 posts
Nils Petter Nordskar er tidligere reklamemann. I dag holder han kurs, foredrag og utgir dessuten nyhetsbrevet "Lykkes med ideer".
View Posts →
1 posts
Paal Leveraas startet Tirsdag morgen i 2010 og jobber sammen med en rekke dyktige partnere for å videreføre dette til tilt.work i 2020.
View Posts →
1 posts
Ingar Roggen er sosiolog og beskrives som en av de europeiske pionerene for sosial informatikk. Arbeidsfeltet omfatter blant annet det sosiale aspektet av det virtuelle rommet, sosial analyse av internett og samspillet mellom menneske og datamaskin. I 1996 introduserte han sosiologien på nettet, websosiologi, som en nettvitenskap.
View Posts →
1 posts
Håkon er opptatt av personlig utvikling, drivkraft og glede. Han er sertifisert NLP Master Practitioner, og skriver og tilbyr tjenester for personlig vekst.
View Posts →
1 posts
Jan Sollid Storehaug er digital strategirådgiver. Han er også en mye brukt foredragsholder.
View Posts →
1 posts
Ola hjelper virksomheter å jobbe med temaer rundt helse, kulturbygging og spons og tilbyr også underholdende, bevisstgjørende og motiverende foredrag/webinar.
View Posts →
1 posts
Bjørn O- Hopland er eier og daglig leder av Smart Endring AS.
View Posts →
1 posts
Eli jobber i Fossekall AS. Hun har siden 2001 også drevet eget idé- og kommunikasjonsbyrå. Hun brenner for vekst og utvikling i bedrifter, og ser raskt muligheter og det unike. Hun veileder bedrifter i strategiprosesser, fremtidens bærekraftige forretningsmodeller, produkt/ markedsoptimalisering, forbedrer verdiløfter, bedriftskultur og innovasjonsskapende faktorer/team.
View Posts →
1 posts
Kevin er Corporate Storyteller, Content Strategist og Awareness@Work Consultant. Han skriver om nærværingslivet her i tilt.work.
View Posts →
1 posts
Cathrine Foss Stene er en erfaren team- og lederutvikler og har jobbet med og i mange av de største norske virksomhetene.
View Posts →
1 posts
Kari har en bachelor i statsvitenskap med fordypning i menneskerettigheter og flerkulturell forståelse. Hun går nå en modulbasert master i voksnes læring på NTNU. Hun er utdannet NLP Business Practitioner (Kreativ Ledelse og Coaching nivå A) hos UiA/Coachteam.
View Posts →
1 posts
Kathra er COO i oppstartselskapet Generation Mobility samt teamleder i bydel Gamle Oslo.
View Posts →
1 posts
Kristin er partner og markedssjef i MetaResource. Hun beskriver seg som en stolt "potet" som kan mye om mye og ofte finner løsninger eller nettverk som kan bidra. Hun skriver om mentale muskler i hverdagen.
View Posts →
1 posts
Thor Ivar Forsland er coach og karriereveileder hos Frisk Utvikling.
View Posts →
1 posts
Data Scientist med bred, internasjonal bakgrunn.
View Posts →
1 posts
Thomas skriver om tankesett, metoder og verktøy for morgendagens ledere.
View Posts →
1 posts
Jørn Bue Olsen er rådgiver og forfatter i ledelse og etikk Ekon, Dr., siv.ing. og førsteamanuensis ved Oslomet (Etikk og bedriftenes samfunnsansvar). Olsen skrev doktorgrad om etiske dilemmaer for ledere i konkurranseutsatt virksomhet der Hauge-caset er eksempel på kombinasjon av lønnsom verdiskapning og anvendt etikk. Olsen holder foredrag om «Hauge som fyrtårn for norske bedrifter i dag». Utga i 2020 ny bok, «Næringslivsetikk og samfunnsansvar», i samarbeid med Henrik Syse. Leif-Runar Forseth er rådgiver og forfatter innen ledelse, gründervirksomhet og etikk. Han har doktorgrad i teoretisk fysikk og mastergrad i filosofi, tema etikk og lederskap. Ny bok, "Naturlig lederskap", kom i 2020.
View Posts →
1 posts
Jeanette Luytkis er sertifisert profesjonell coach og ledelsesrådgiver. Hun leverer individuelle coaching og treningsopplegg, med spesialisering på lederskap, personlig vekst og innovativ forretningsutvikling.
View Posts →

Alltid på en tirsdag

«Jeg har fått en slags tirsdagsforventning», sa en abonnent. tilt.works ukebrev Tirsdag morgen er antagelig en smule vanedannende, men gode vaner kan man gjerne legge tll seg. Skaff deg selv en god ukentlig vane i dag — rett i din innboks! Alltid på en tirsdag, men aldri ellers i uka.

Fantastisk! Sjekk mailen din for en ekstra bekreftelse. Så ses vi på tirsdag.

Pin It on Pinterest

Share This
%d bloggere liker dette: