10-9-8-7, telte Guttorm Andresen ned. Rundt ham var det mange spente ansikter. Stedet var DNV GLs hovedkontor på Høvik utenfor Oslo. 3-2-1 … så et klikk med musa. Partner II, selskapets nye HR-system, var på lufta for alle de 13.000 ansatte i 80 land.

Dagen var 20 november 2017 og nedtellingen var mer som en markering enn som en virkelig kick-off. Selskapets eget «Big Bang» hadde vært forberedt lenge, og det store smellet gikk praktisk talt smertefritt.

Men det kom ikke uten forutgående innsats.

— Enhver smertefri utrulling innebærer mye smertefulle forberedelser, sier Guttorm Andresen, som titulerer seg som Senior Principal HR Officer, Group HR på visittkortet.

— Vi jobbet med forberedelsene gjennom store deler av 2016 og helt fram til utrullingen i 2017, og hadde allerede utsatt lanseringen en gang fordi vi ikke følte oss trygge på at alt var som det skulle, forteller han. — Utrullingen var på en mandag, og vi jobbet hele helgen med de siste forberedelsene.

Kompliserte skapninger

HR-systemer er kompliserte skapninger og en sentral komponent i en velfungerende virksomhet. Noe av det som gjør det ekstra komplisert er at andre systemer er avhengige av data fra HR-systemet.

— I vårt selskap har vi 40-50 systemer som er aktive brukere av HR-data, sier Andresen. — Det blir navet i systemlandskapet, og problemer med HR-systemet kan lett lamme andre deler av virksomheten. En god del av ressursene i forkant ble brukt på å teste integrasjoner og sikre at dette samspillet gikk greit.

I tillegg kommer det at ingen nye systemer av betydning i dag som kan unnlate å forholde seg til EUs nye personverndirektiv.

— I disse GDPR-tider er det jo også snakk om hva man bruker og ikke bruker, man skal kunne begrense tilgang og bruke dataene på en god måte, sier han. — Hvor man lagrer persondata får også stor betydning.

Han forteller at DNV GL landet på å lagre dataene innenfor EU, og valget falt på Nederland.

— Hva har dere lært i denne prosessen som andre kan ha nytte av?

— For det første: ikke forhast deg. Bruk nok tid på kvalitetssikring og testing, og om du ikke føler deg trygg, utsett lanseringen. Det koster å bruke mer tid, men det er verdt det. Vi valgte selv å utsette lanseringen med en måned for å få på plass en del ting som ikke var helt stabile.

— For det andre: ikke gap over for mye. Vi hadde opprinnelig planlagt å legge inn flere funksjoner enn vi endte opp med til slutt, som performance management. Vi valgte imidlertid å la det ligge inntil videre, og kjører heller et prosjekt på dette nå i år.

Gjensidig avhengighet

Han sier at brukerne er fornøyde, brukeropplevelsen er god.

— Hvordan har dette påvirket HR-funksjonen i DNV GL?

— Det er en gjensidig avhengighet mellom dette prosjektet og HR-funksjonens utvikling. Prosjektet er en del av HR-transformasjonen vi gjennomfører, og en forutsetning for den nye strukturen med delte globale tjenester og spesifikke regionale.

— Du skal fortelle mer om dette i ditt innlegg på konferansen HR Tech i februar. Hva tar tilhørerne med seg fra det foredraget?

— Praktiske råd og erfaringer. Hver person i salen kommer fra sin virkelighet. Det kan være små selskap som kun opererer i Norge eller store globale selskap, – jeg er opptatt av at våre erfaringer kan være fornuftig i mange ulike situasjoner.

— Men oppsummert så kan vi si at DNV GLs nye HR-system ble innført smertefritt og at alt gikk som det skulle?

— Ja, «smertefritt», hva er det. La meg si det sånn: DNV GL har hatt større utfordringer enn dette de siste årene.

Artikkelen er skrevet for HR Norge og opprinnelig publisert på deres nettsider.