«Endring er bra», sto det på døren. Den galante herren holdt den åpen for de som kom bak: «Værsågod, gå først du.» Dagens Tirsdag Morgen gir deg gjesteskribent Truls Bergs fem beste tips for endring.

I en verden hvor det meste er i kontinuerlig endring hangler tusenvis av medarbeidere gjennom dagen ved hjelp av verktøy og hjelpemidler de slett ikke behersker. Illusjonen er at dagens medarbeidere er så travle at de ikke har tid til videreutdanning, men realiteten er jo at nettopp opplæring og god support gir motivasjon og trygghet til å møte en hektisk hverdag.

I tillegg til mangelfull opplæring ser vi ofte at ulike IT-verktøy og løsninger er implementert på verktøyets premisser, i stedet for å ha fokus på medarbeidernes behov. Verktøyet er blitt målet, implementeringen en lite brukervennlig tvangstrøye og effektiviteten og kvaliteten blir deretter.

Virksomheten får derfor ofte en dobbelsmell ved at de først har tatt kostnadene ved å anskaffe og implementere en dyr IT løsning som dekker alle tenkelige eventualiteter og deretter ikke klarer å hente ut effektene av å ha en slik løsning.

I en herværende virksomhet besluttet man i fjor å innføre et dyrt og fancy informasjonsforvaltningssystem. Ledelsen var svært positive til endringene, men når det kom til den praktiske gjennomføringen hadde de grunnet høyt arbeidspress ikke tid til å bli lært opp i de nye rutinene og maktet derfor ikke å følge de nye reglene.

De positive gevinstene (som alle var enige om å hente ut) ble derfor stille lagt i en skuff, og motivasjonen til medarbeiderne forsvant etter hvert som dugg for varm vårsol. IT avdelingen og den ivrige leverandøren med det dyre verktøyet fikk skylden for feilinvesteringen, og man fortsatte med den godt innarbeidede måten å løse problemet på.

Hva gikk galt?

Signaleffekten av ledelsens manglende evne til å gå foran som et godt eksempel var mildt sagt lite heldig og torpederte et ellers utmerket forsøk på å hente ut konkrete informasjonsgevinster.

Det er vondt og tungt å endre store organisasjoner og behovet for en synlig og unison ledelse som kan vise vei kan vanskelig overvurderes, ei heller en jordnær tilnærming hvor man ikke overselger gevinster og undervurderer det langsiktige arbeidet som må til.

Hva burde i stedet vært gjort?

Mer enn 20 års erfaring med endringsprosjekter har overbevist meg om at det handler om 5 enkle, men nødvendige grep;

1. Gi ordre om endringen. En endring må kommuniseres klart, tydelig og med full tyngde fra ledelsen. Det må ikke være noen misforståelse om at endringen finner sted, at den har ledelsens fulle oppbakking, og at den gjelder alle involverte. En endring som ikke er godt forankret og bakket opp, vil over tid bli ignorert. Hvis brukerne får lov til å fortsette som før uten å måtte gjøre endringer og uten at de blir konfrontert med det, vil de simpelthen ikke endre seg.
2. Knytt endringen til et incentiv. Du styrker sjansen for å lykkes dersom du finner en enkel, forståelig og administrativt håndterbar måte å belønne endret atferd på. Det behøver ikke være lønnsmessige incentiver, enkle påskjønninger i form av en flaske vin, et gavekort, en en middag på byen stimulerer til rett innsats. Det er dog viktig at belønningen kommer raskt og helst i påsyn av flest mulig.
3. Gi brukerne tilstrekkelig trening og opplæring. Dette burde være unødig å si, men dette syndes det mye mot. Brukere trenger trening og opplæring. Skal man introdusere nye verktøy skal man være klar over at investeringen i brukertrening av verktøyene fort kan bli like høy som investeringen i selve verktøyet. Her ligger en viktig årsak til at mange prosjekter mislykkes.
4. Følg opp endringene. Det er svært viktig å følge opp endringene over tid. Det er alltid en fare for at brukerne får et “tilbakefall” og begynner å gjøre ting på den “gamle” måten. Som ledere må vi følge opp individuelt, måle og gi tilbakemelding om hvordan det går – helt til alle har “implementert” endringene og gjort dem til en del av sin nye adferd.
5. Ta grep. Dersom en bruker, etter at vi som ledere har gjennomført nevnte tiltak, fortsatt ikke gjennomfører beordrede endringer, må vi ta affære. Er det en situasjon hvor personen ikke evner å utføre endringene til tross for at vedkommende gjør sitt beste, er tiden inne for å hjelpe personen finne nytt arbeid i selskapet – dersom det finnes. Vedkommende henger rett og slett ikke med i jobben lenger, og det er ingen lykkelig situasjon. Vår jobb som leder er å søke å finne en konstruktiv løsning for vedkommende.

Enormt potensial

Dreier det seg, på den andre side, om en situasjon der vedkommendes holdninger står i veien for endring, er situasjonen annerledes. Hvis virksomheten har investert betydelig innsats og midler som skissert ovenfor, og vedkommende fortsatt nekter å endre seg. Finnes det bare en løsning; vedkommende og selskapet bør skille lag.

Siden det er de færreste forunt å bli eksperter uten lang praksis inkluderer gode opplæringsrutiner både jevnlig oppfølging, muligheter for gjenoppfriskningskurs og gode tips som sparer tid.

Til info vil en faglig oppdatert bruker kunne la sin datamaskin evaluere flere kombinasjoner i løpet av en natt enn det vi som lesere kan håndtere i hele vårt liv.

Potensialet er enormt – og de vinner som investerer tid i å lære seg å jobbe smart.

God tirsdag.

Og god påske.