Årshjulet og planleggingsverktøy blir ikke brukt, eller sjelden godt nok. Vi er sosialisert til å tro at alt må gjøres nå, med en gang, helst i går! Slik er det ikke. Vi elsker relasjoner, prat og prosess!
Brené Brown mener: «Vi er en kultur av folk som har kjøpt tanken om at hvis vi bare holder oss travelt opptatt, vil ikke sannhetene i vårt liv ta oss igjen.» Det gjør sitt til at ledergruppen ikke blir strukturert nok.
Ikke løp ved siden av sykkelen
Mange ledergrupper er som gutten som løper ved siden av sykkelen sin. Pedalene treffer hælene, og gutten banner, men fortsetter å løpe ved siden av. «Hvorfor setter du deg ikke opp på sykkelen?» roper noen. «Har ikke tid», svarer gutten.
Nøkkelen til ledergruppens produktivitet er ikke høyere tempo eller å tvinge flere saker inn i ledermøtene, men å jobbe med de viktigste sakene med den beste kvaliteten dere kan oppnå innenfor rammene dere har. Det krever at dere tar noen steg tilbake, prioriterer og er kresne i utvalget. Det krever et årshjul.
Hva skal ledergruppen gi fortrinnsrett, og hvordan skal dere innrette dere slik at det viktigste faktisk gjennomføres når det skal? Verbet prioritere kommer fra latin og betyr å velge hva som kommer først. Det heter prioritet, ikke prioriteringer! Ordet oppstod i det 14. århundre og kommer av det latinske «prior», som betyr «først». Det som betydde aller mest, var «prioritet». Merkelig nok forble prioritet i entall inntil vår moderne tidsalder. Da dukket flertallsformen «prioriteringer» opp. Det er ikke bare én ting som er viktig lenger, nå snakker vi om «pri. 1», «pri. 2», «pri. 3» osv. Ledergrupper som tar seg tid til å utarbeide et skikkelig årshjul, som enes om viktige saker som skal ha prioritet til ulike tider, finner at hastesakene fordufter.
Ingen tenker på julekvelden med sand i badebuksa
Årshjulet setter ledergruppen i kontakt med terrenget dere skal bevege dere i. Planlegging er å bringe framtiden inn i nåtiden, slik at dere kan påvirke den best mulig. Årshjulet gir en samlet oversikt over ledergruppens årlige sykliske aktiviteter og sikrer at det er en rød tråd i ledergruppens aktiviteter. Når ledergruppen ikke bare samler alle tidsfristene, men også legger inn tidspunkter som forteller når ledergruppen må begynne å jobbe med sakene for å være ferdige i tide, blir ledergruppens arbeid svært forenklet.
LES OGSÅ: 5 dysfunksjoner i ledergruppen
Hensikten med et årshjul er ikke bare en oversikt, men en bevisstgjøring av helheten i arbeidsoppgavene. Hva konkret må ledergruppen gjøre innen hvilken tid? Ledergruppens årshjul brekker ned, ikke bare frister, men forberedelser, gjennomføring, leveranser og ferdigstilling. Med dette kan dere spre aktivitetene utover året, tilpasse arbeidspresset og skape rom for bedre gjennomføring. Ofte er det nyttigste spørsmålet: «hva skal vi IKKE gjøre?» For, ingenting er verre enn å gjennomføre med stor effektivitet det som ikke bør gjøres i det hele tatt. Dette frigjør enormt mye tid for alle deltakerne.
Årshjulet gir også en mulighet for å kommunisere ledergruppens arbeidsoppgaver til medarbeidere og andre interessenter. Inkludering og samarbeid stiller høye krav til informasjonsdeling. Årshjulet bør deles slik at alle har mulighet til å se det. Årshjulet synliggjør hvor og hvordan andre kan engasjere og involvere seg. Når alle kan følge med på forløp og planer, er det større mulighet for aktive bidrag og innspill fra hele organisasjonen.
Tips
En stor hodepine for de fleste som har utarbeidet årshjul, er problemet med den grafiske utformingen og at endringer/oppdateringer fører til problemer dersom ingen vet hvilken versjon som er gjeldende. En effektiv og rimelig løsning er å bruke Plandisc.
NB! Jeg har ingen bindinger til dette selskapet, men har foreløpig ikke funnet noe som er enklere eller rimeligere.
